De nombreuses choses peuvent ralentir voire bloquer l’avancement de la communication interne. Par exemple : le changement d’avis de la direction, un email oublié, le service juridique qui reformule tout un paragraphe en une page, un supérieur qui n’aime tout simplement pas un élément de communication. C’est cette complexité du quotidien qui peut, au fil du temps, « tuer » la communication interne. Dès lors, pour en assurer la pérennité, mieux vaut en simplifier les process. Le site Ragan donne trois signes qui vous permettront de savoir si votre communication interne est trop complexe.
1. Votre processus d’approbation rend difficile le partage d’informations
En communication interne, le processus d’approbation est nécessaire, cependant il n’est pas censé être fastidieux. Par conséquent, s’il prend des semaines au lieu de quelques heures voire quelques jours, vous pouvez considérer qu’il y a un problème. En effet, c’est un signe certain que votre processus d’approbation est devenu incontrôlable et inefficace. D’ailleurs, il vous arrive même de réutiliser des contenus précédemment approuvés simplement pour éviter la lourdeur du processus d’approbation. Si tel est le cas, il devient urgent de rencontrer les personnes qui approuvent / valident votre travail de manière à mettre en place un processus différent (plus efficace et rapide).
2. Votre communication est composée d’un jargon complexe
À petit dose, l’utilisation d’un jargon (termes commerciaux, professionnels…) ne pose pas de problème. Cependant, lorsque ce dernier devient trop présent et trop complexe, il contribue à la confusion de vos messages : il diminue la confiance des collaborateurs et rend opaque des messages pourtant simples. Les messages qui incluent beaucoup de jargon ne parviennent d’ailleurs pas à la totalité de votre auditoire. Garder un langage simple renforcera votre communication interne et vous permettra de faire passer plus de messages en temps réel.
3. Vous partagez, publiez ou modifiez les mêmes choses à plusieurs endroits ou reprises
Le partage d’informations entre les équipes de communication est important, mais le processus de sauvegarde et d’archivage des documents ne doit pas être redondant. Si vous (ou vos collègues) sauvegardez des fichiers dans un dossier réseau partagé, dans un dossier intranet partagé, sur votre ordinateur de bureau et peut-être même sur un appareil mobile, considérez que votre processus d’archivage est trop complexe.
Pourquoi ne pas vous tourner vers le service informatique (si votre entreprise en dispose) afin de proposer une meilleure solution pour le partage de fichiers entre les membres de l’équipe ? Vous pouvez également envisager de partager moins de fichiers. Tout le monde n’a pas besoin d’un accès instantané à tous les documents jpg, PPT, Word…
