Chaque jour, 1,4 milliard d’e-mails sont envoyés en France. Dès qu’une donnée est partagée, même en interne, elle doit être protégée. La newsletter interne est un excellent outil de communication pour les entreprises. Elle apporte une belle valeur ajoutée. Toutefois, tout n’est pas permis ! Il existe certaines règles à respecter et bonnes pratiques à connaître. MADMAGZ AGENCY vous explique comment maximiser la sécurité de votre newsletter interne.
Qu’est-ce qu’une newsletter interne sécurisée ?
Au sein d’une entreprise, la sécurité interne fait surtout référence à la gestion et à la surveillance des référentiels de données. Concrètement, ce terme assez vaste regroupe les outils, les procédures et les techniques utilisées. Les données des collaborateurs sont stockées et consommées au sein d’une même organisation. La newsletter interne permet de diffuser les informations propres à un groupe restreint de destinataires, un service ou une équipe en particulier. Sa sécurité nécessite différentes mesures de protection, pour se prémunir des accès non autorisés. Voici les principaux aspects de la sécurité d’une newsletter interne :- L’authentification : chaque destinataire doit être identifié avant d’accéder à la newsletter interne ;
- L’accès restreint : la newsletter interne est limitée à des destinataires spécifiques ;
- La confidentialité des données : les informations sensibles de la newsletter doivent être protégées ;
- Le cryptage : la sécurité de la newsletter interne est assurée en empêchant l’interception des informations par des personnes non autorisées.
RGPD et newsletter interne
Vous avez certainement déjà entendu parler du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), en vigueur depuis 2018. Il s’applique à toutes les entreprises et organisations européennes (et celles traitant des données des citoyens européens), quelles que soient leurs tailles. Les règles du RGPD évoluent sans cesse. Il est désormais demandé aux organisations de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) par exemple. À l’heure des outils de travail interconnectés (smartphones, cloud, e-mails, etc.), l’aspect sécuritaire n’a jamais été aussi important. Aujourd’hui, faire respecter le RGPD montre que votre entreprise travaille de manière éthique en matière de données traitées. Lorsque vous souhaitez envoyer une newsletter interne, la première étape est la collecte des adresses e-mails des collaborateurs. Vous pouvez personnaliser vos mails en utilisant leurs prénoms, leurs préférences ou encore des mots-clés propres à leurs postes. Selon le RGPD, toute donnée personnelle est une information portant sur une personne physique identifiée ou identifiable. Dans le cadre d’une newsletter interne, il s’agira principalement de la question du consentement. Autrement dit, il vous faudra l’autorisation des collaborateurs concernés pour pouvoir leur envoyer la newsletter interne. Que dit le RGPD à ce propos ?- Le consentement doit être éclairé : le collaborateur doit savoir pourquoi il vous confie son adresse e-mail ;
- Le consentement doit être libre : pas question d’obliger un collaborateur à souscrire à votre newsletter interne. Oubliez le gros bouton d’acceptation et celui du refus pratiquement invisible ! Le refus doit être aussi facile à donner que l’accord ;
- Le consentement doit être explicite : ce doit être une action volontaire du collaborateur (exemple : cocher une case).
Sécurité newsletter interne : 5 fonctionnalités
C’est un fait : la fuite de données internes peut avoir des conséquences néfastes pour une entreprise, notamment sur sa réputation. DSI, chef de projet sécurité ou responsable SOC (Security Operation Center), voici les principales fonctionnalités à mettre en place pour sécuriser une newsletter :- La sauvegarde incrémentielle : une seule sauvegarde complète puis plusieurs sauvegardes durables ;
- Le cloud : une rétention à long terme, des tests d’application ou une reprise après incident ;
- La restauration instantanée : restaurer des données à partir des sauvegardes locales et du cloud ;
- L’orchestration : automatiser l’ensemble du processus de récupération ;
- L’intégration profonde des applications : toutes les données à protéger sont accessibles instantanément, sans processus qui retarde l’accès aux données.
