Si certains canaux de communication interne existent depuis longtemps, d’autres apparaissent au fil des évolutions technologiques ou des modes. Comment alors choisir les médias les plus adaptés à son public interne ?
Panneaux d’affichage, journal interne, bulletin d’information, réunions d’équipe… Mais aussi intranet, application interne, emails et même plateformes de collaboration en ligne font partie intégrante du quotidien des employés.
Pour les communicants, le défi n’est pas de trouver de nouveaux canaux de communication interne pour transmettre des informations aux salariés. Il consiste plutôt à trouver la manière optimale d’utiliser tous ces outils.
Comprendre les différences entre les canaux de communication interne
Disposer de canaux de communication variés permet d’abord de toucher l’ensemble de son public interne. Car les employés évoluent dans des environnements très différents les uns des autres, tels que :
- travail derrière un bureau
- télétravail
- commerciaux en déplacement permanent
- travail sur le terrain, au contact des clients
- cadence en 3/8 sur les chaînes de production
- etc.
S’adapter aux différents visages de l’entreprise
Les communicants internes ne peuvent donc pas diffuser une information d’une seule manière s’ils veulent qu’elle atteigne l’ensemble des salariés. Certains sont connectés en permanence, d’autres jamais, d’autres par intermittence, d’autres encore refusent d’installer l’application de leur entreprise sur leur téléphone personnel.
Il faut alors associer des médias digitaux et physiques pour atteindre le public interne le plus large possible.
Choisir les canaux de communication les plus pertinents
Disposer de médias variés permet donc de choisir le bon canal en fonction de sa cible. Mais le choix du média dépend aussi d’un autre paramètre essentiel : la teneur du message. Certains contenus ont une importance cruciale, d’autres relèvent de l’information quotidienne… D’autres encore ont pour but d’entretenir l’engagement des salariés.
Quelques lignes suffisent parfois à faire passer une information sans ambiguïté. Mais d’autres actualités nécessitent une communication plus en profondeur, voire une réelle interactivité pour permettre aux salariés d’en comprendre toutes les facettes.
Définir les objectifs de ses contenus
Comme l’explique Staffbase, chaque contenu est conçu pour provoquer un certain impact sur les destinataires :
- la sensibilisation au sujet (le salarié reçoit une information)
- la compréhension (le salarié en découvre plus sur les enjeux)
- le soutien (il s’agit de remporter l’adhésion du salarié)
- l’implication (le salarié est invité à effectuer certaines actions)
- l’engagement (le salarié devient un réel ambassadeur du sujet concerné)
Pour atteindre ce résultat, il faut donc opter pour le média approprié. Une brève dans le journal interne sera toujours moins convaincante qu’un discours de la direction, surtout s’il est suivi d’une séance de questions/ réponses. En revanche, les informations simples et factuelles gagnent à rester synthétiques et accessibles en un coup d’œil.
Plus un canal de communication est interactif, plus il favorise l’engagement des employés. C’est pourquoi les communicants internes ne peuvent se passer d’une stratégie bien définie. Ils réfléchissent ainsi aux meilleurs angles, formats, et canaux pour diffuser l’ensemble des messages.
Bien construire son éventail de canaux de communication
Dans les entreprises de grande taille, on retrouve souvent l’organisation suivante :
- un intranet qui centralise l’ensemble des publications
- une application interne, accessible en BYOD, qui relaye les contenus de l’intranet (et propose parfois les siens)
- un affichage (physique et/ou sur écran) pour que les principales informations parviennent aux salariés déconnectés
- les emails (comme les flash info ou les lettres de la direction)
- les sms, pour diffuser immédiatement des informations importantes et courtes
- le relais des managers et les réunions d’équipe, pour une communication interne incarnée
- un journal interne, publié plusieurs fois par an
- une newsletter, assez fréquente, pour reprendre les dernières actualités
- des événements internes réguliers, avec des prises de parole des dirigeants
- mais aussi les simples conversations avec et entre les salariés, véritable canal informel
Pour une diffusion optimale des contenus il est indispensable de créer des liens, des passerelles entre ces canaux. Vous devriez par exemple retransmettre les événements internes en live, ou créer des espaces dédiés aux managers sur l’intranet pour les accompagner dans leur rôle de communicants.
Gagner la bataille pour l’attention des employés
Pour mener une communication interne efficace, il faut prendre conscience d’un élément essentiel : capter l’attention des employés est une véritable bataille. Ils sont d’abord, bien sûr, absorbés par leurs missions. Mais pendant leur temps de travail ils discutent aussi avec leurs collègues, gèrent des problèmes du quotidien, font une pause en allant sur les réseaux sociaux… Autant de moments qu’ils ne passent pas sur les canaux de communication interne.
Il vous faut alors gérer ces médias internes de façon optimale. Suivez leur performance de près pour mieux connaître les habitudes et les attentes des salariés. Ajustez leur nombre en fonction de la taille de votre équipe pour en garder la maîtrise, et appuyez-vous sur des relais locaux pour améliorer la pertinence des contenus.
Vous serez alors en mesure de diffuser la bonne information, au bon moment, dans le bon format… Et sur le bon canal.
