Allié important du nouveau collaborateur, le livret d’accueil a beaucoup évolué au fil des années. Majoritairement sous format papier au départ, il se digitalise de plus en plus. Règlement intérieur, formations, fonctionnement de l’entreprise, sécurité : le livret d’accueil fournit de précieuses informations au nouveau salarié. Ce carnet de bord constitue à la fois une étape majeure dans le processus d’intégration, mais aussi un enjeu stratégique pour l’entreprise. C’est à la fois un repère pour les nouveaux collaborateurs et ceux déjà intégrés. MADMAGZ AGENCY vous en dit plus sur l’importance du livret d’accueil et vous livre une structure type que vous pourrez reproduire.
Pourquoi faire un livret d’accueil en entreprise ?
Lors de la phase d’onboarding, il est d’usage de transmettre un livret d’accueil au nouveau collaborateur. Cet outil d’accompagnement fait partie du “kit de bienvenue” remis lors du premier jour de travail ou avant la prise de poste. Il a pour objectif de présenter l’entreprise, son fonctionnement, ses valeurs et son environnement. Cela permet de faciliter l’intégration du nouveau salarié et de lui donner quelques repères. Toutes les informations pratiques doivent être recensées dans le livret d’accueil. Il faut voir le livret d’accueil comme une boîte à outils dans laquelle les salariés peuvent se replonger lorsqu’ils en ressentent le besoin. L’idée n’est pas de le mettre à la poubelle après quelques semaines. Le livret d’accueil fait aussi office de référence pour les collaborateurs déjà en poste depuis un certain temps. Depuis 2002, le livret d’accueil est uniquement obligatoire dans les structures sociales ou médico-sociales. Pour les autres entreprises, il reste facultatif, bien que vivement recommandé. Quelle est l’importance d’un livret d’accueil ? Tout d’abord, c’est un support très apprécié des nouveaux arrivants. Il permet à l’entreprise de valoriser sa marque employeur. Il est destiné à tous les collaborateurs, quel que soit leur contrat de travail. L’essentiel est de miser sur un livret d’accueil épuré, lisible et compréhensible de tous. Les schémas, les tableaux et les visuels rendront votre livret d’accueil plus attractif. Sur quel support rédiger un livret d’accueil ? Vous pouvez utiliser différents outils tels que Word, PowerPoint, Canva, Microsoft Publisher, Edrawsoft, ou même Flipbuilder.La structure type d’un livret d’accueil d’entreprise
Le mot d’accueil
Ce message de bienvenue est généralement présent à la première page du livret d’accueil. Le dirigeant de l’entreprise s’adresse directement au nouveau collaborateur. L’enjeu est d’essayer d’établir un lien de proximité avec lui, de créer un sentiment d’appartenance. La première impression compte toujours énormément ! Il vaut mieux éviter les discours impersonnels et trop procéduraux. Le nouveau salarié appréciera aussi que la direction valorise les salariés actuels, un bon présage pour la suite.La présentation de l’entreprise
Même si un bref aperçu de l’entreprise est énoncé lors de l’entretien d’embauche, il est utile de faire un nouveau tour d’horizon. L’ADN de l’entreprise, ses valeurs, ses ambitions pour les années à venir : cette partie du livret d’accueil devra regrouper toutes les informations utiles à connaître. Il est fréquent de retrouver l’ensemble des activités de l’entreprise, mais aussi les différents pôles qui la constituent. Un organigramme permet au nouveau salarié d’identifier les services et ses interlocuteurs éventuels. Aussi, si l’entreprise est d’envergure internationale, il est utile de donner un aperçu de ses implantations. L’enjeu de cette partie phare du livret d’accueil est de livrer les éléments fédérateurs, qui permettent de consolider la culture d’entreprise.Les droits du salarié
Quelques clauses spécifiques vont varier en fonction du contrat de travail du collaborateur. Des informations factuelles, plus concises, seront davantage destinées aux collaborateurs en stage ou en CDD. Des renseignements plus développés seront présents pour les salariés en CDI. Alors non, la mutuelle d’entreprise et le remboursement des frais de déplacement ne sont pas des + mais bien des obligations légales ! Cette partie du livret d’accueil regroupe aussi l’ensemble des éléments auxquels les salariés ont droit. On peut notamment retrouver les engagements de l’entreprise en termes de mobilité interne (formations professionnelles, offres d’emploi, conditions d’accès, etc.).Les informations pratiques
Cette partie du livret d’accueil va regrouper les éléments qui régissent la vie au sein de l’entreprise. En somme, le règlement intérieur et la convention collective auxquels les salariés doivent se référer. Dans ces informations essentielles, on retrouve les horaires de travail, l’organisation du temps de travail (télétravail, travail hybride, etc.) et les règles d’hygiène et de sécurité. On retrouve également tous les processus administratifs internes tels que la gestion des congés annuels, les tickets restaurants, les absences ou encore le remboursement des notes de frais. Ce n’est pas toujours évident d’intégrer une nouvelle entreprise. Pour le nouveau collaborateur, c’est comme tout reprendre à zéro. Ici, on énumère les éléments essentiels à l’organisation de son quotidien. De même, les codes d’accès aux locaux, le plan du site, l’accès au parking, les contacts administratifs et RH : toutes les informations opérationnelles sont regroupées dans cette partie du livret d’accueil. Un livret d’accueil pertinent et complet ne pourra toutefois jamais remplacer un accompagnement interne personnalisé. Cela reste un outil utile sur lequel s’appuyer pour intégrer efficacement un nouveau collaborateur. D’ailleurs, à côté du livret d’accueil, vous pouvez miser sur un email d’intégration dans l’entreprise. En effet, l’email automation est un excellent moyen de préparer au mieux l’onboarding d’un salarié.Pour aller plus loin :
