Comme tout outil informatique, l’intranet doit être mis à jour régulièrement. Mais quel est le bon moment pour refaire son intranet ?
L’intranet est souvent au cœur de la communication interne des entreprises. C’est le média que chacun privilégie lors d’une recherche d’informations ou pour en savoir plus sur les dernières actualités. Et ce d’autant plus si l’intranet fait office de digital workplace et permet d’accéder facilement à de nombreux outils du quotidien.
Refaire son intranet n’est donc pas une décision qui se prend à la légère. C’est un projet qui demande du temps, un budget conséquent, ainsi qu’un choix méticuleux des nouvelles fonctionnalités à déployer.
Identifier le bon moment pour refaire son intranet
Il s’agit aussi d’assurer le succès du nouveau site interne auprès des employés. Pour cela, la refonte doit répondre à un besoin précis. Les salariés auront d’autant plus de facilité à changer leurs habitudes de navigation qu’ils voient les avantages apportés par la nouvelle solution.
Nous avons ainsi identifié cinq cas de figure dans lesquels une refonte de l’intranet s’impose.
1) En finir avec un intranet vieillissant
Le meilleur moment pour refondre votre intranet, c’est bien sûr quand celui-ci ne répond plus à vos besoins ! C’est-à-dire à la fois à vos enjeux de communication et aux attentes des intranautes. Un site interne moderne devrait par exemple permettre la diffusion d’actualités, l’accès aux formations à distance et disposer d’une navigation optimisée.
L’année 2020, et ses deux confinements, devrait aussi avoir mis en lumière des besoins de communication particuliers chez les salariés. Alors qu’une partie d’entre eux est encore probablement en télétravail, il est impératif de mettre à leur disposition un intranet performant.
2) Refaire son intranet quand la fréquentation baisse
Si votre site interne vous permet de diffuser vos contenus comme vous le souhaitez, pensez à surveiller régulièrement son niveau de fréquentation. Nombre de vues moyen par article, comparaison du nombre de visites par rapport à l’année dernière… Des chiffres en baisse signifient que votre intranet ne satisfait plus les salariés !
Dans ce cas, il convient de réaliser une enquête interne avant de lancer la refonte. Cela vous permettra d’identifier précisément les points à améliorer ou les fonctionnalités à ajouter.
3) Accompagner l’évolution de l’entreprise
Parfois, il est nécessaire de faire évoluer un intranet qui donnait pourtant satisfaction. C’est le cas notamment lors de changements majeurs dans le périmètre de l’entreprise. Une fusion avec un autre groupe, ou la vente d’une entité, font partie de ces cas de figure.
Les besoins en communication peuvent en effet changer très vite : augmentation du nombre de salariés, ajout d’une nouvelle langue, évolution d’une base de données internes… Autant de fonctionnalités qui nécessitent de revoir le fonctionnement de votre site interne.
4) Refaire son intranet pour le transformer en digital workplace
Il s’agit là d’une évolution radicale. L’intranet passe alors du statut de simple site d’actualités à celui d’outil central dans le quotidien des employés. La partie communication interne devient un élément parmi d’autres. Cela implique donc, en parallèle, de repenser votre stratégie de communication et ses canaux privilégiés.
C’est alors moins une refonte de l’intranet qu’un véritable changement d’échelle !
5) Assurer la cohérence avec les autres outils internes
L’intranet est l’un des médias de la communication interne. Pour optimiser la diffusion de vos contenus, vous devriez donc pouvoir passer en quelques clics d’un canal à l’autre. Il est par exemple utile d’avoir un intranet relié directement à sa solution de newsletter, afin de pouvoir facilement pousser du contenu vers les salariés.
Il faut également que l’apparence et l’expérience de navigation des différents outils aient des points communs. Si vous vous êtes dotés d’une application d’entreprise optimisée, par exemple, il peut être bénéfique de donner un coup de jeune à votre intranet.
Les autres aspects de la refonte d’un intranet
La refonte du site interne répond donc à un besoin précis. Mais il faut également prendre en compte d’autres facteurs, comme les grands événements à venir pour l’entreprise. Vous pouvez par exemple attendre le lancement d’une nouvelle identité de marque pour déployer votre nouvel intranet.
Cela permet d’ancrer la refonte du site interne dans un processus plus global… Et facilite ainsi l’adhésion des salariés à ce nouveau média.
Enfin, n’oubliez pas que refaire son intranet implique aussi de repenser sa stratégie éditoriale. Car qui dit nouveau média dit aussi nouvelles possibilités pour créer des contenus toujours plus attractifs et pertinents !
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