Élaborer un plan de communication interne précis est essentiel pour communiquer de manière efficace avec ses employés. Voici comment le construire.
Véritable feuille de route annuelle, le plan de communication comporte trois aspects : les sujets à aborder, les formats à utiliser, et la réalisation concrète de ce document pratique.
Le plan de communication interne, un recueil des sujets
Avant toute chose vous devez définir votre stratégie de communication, en lien avec la stratégie globale de l’entreprise et son actualité à venir. Vous pourrez ensuite la décliner de manière précise. C’est le rôle du plan de communication.
Un planning annuel
Le plan de communication couvre généralement une année entière. On l’établit souvent en fin d’année. Ainsi, il est opérationnel dès le mois de janvier.
Ce document définit à l’avance la manière dont s’organisera la diffusion des messages. Il s’articule donc d’abord autour d’un planning, qui indique :
- les grands jalons à venir
- la répartition des différents sujets au cours de l’année
- l’articulation éventuelle des thématiques entre elles
Certains thèmes devront être abordés plusieurs fois, d’autres être découpés en plusieurs parties. Cela dépend de leur importance et de leur cible. Toutes ces précisions figurent dans le plan de communication.
Une synthèse des sujets
Pour que le plan de communication interne soit un outil efficace, il doit être le plus exhaustif possible. Toutes les thématiques à aborder dans l’année peuvent être anticipées, même si des imprévus surviendront forcément. Les équipes communication doivent donc contacter les différents départements de l’entreprise au moment d’établir le plan de communication. Elles recueillent ainsi leurs besoins et les conseillent sur la meilleure manière d’aborder leurs thématiques.
Pour chaque sujet, un premier travail éditorial permettra d’indiquer l’objectif, la cible voire l’angle souhaité.
Du plan de communication interne aux formats des messages
Répartir les sujets tout au long de l’année est la première étape. Mais la deuxième est tout aussi importante. Il s’agit de prévoir la forme à donner à chacune de ces communications.
Du fond à la forme
Certains sujets seront mieux traités en vidéo, d’autres en podcast, dans un dossier du journal interne… Un même thème peut aussi concerner plusieurs départements. Prévoir ces déclinaisons en amont permet d’éviter que la communication devienne redondante pour le lecteur.
Tout ce travail s’affinera ensuite au cours de l’année, mais vous devez tracer les grandes lignes dès le départ. Les publications s’articuleront ainsi entre elles d’une manière plus efficace.
Le plan de communication interne, reflet de la réalité
Élaborer un plan de communication signifie aussi tenter de s’améliorer par rapport à l’année précédente. Pour cela, il faut tenir compte des différents éléments chiffrés disponibles :
- quels sujets sont appréciés par les lecteurs
- quelles campagnes ont atteint leur cible, ou non
- quels rendez-vous éditoriaux fonctionnent bien
En plus de prévoir le fond et la forme de chaque sujet, les équipes de communication doivent aussi définir des indicateurs. Ils permettront de mesurer au quotidien leur audience et la performance des publications.
Quel format pour votre plan de communication interne
Le plan de communication est donc à la fois un planning, un recueil de sujets et de leurs formats envisagés. C’est un outil que l’ensemble de l’équipe utilisera tout au long de l’année. D’autres acteurs y auront aussi accès, par exemple une agence de communication externe. Il faut donc lui donner une forme claire et lisible.
Plan de communication interne : exemple
Rares sont les entreprises qui divulguent en externe leur plan de communication. Cet outil diffère d’une société à l’autre, en fonction de leur taille et de leurs besoins propres. Le plan de communication type n’existe pas, même si des similitudes apparaissent forcément.
Le site All Things IC propose ainsi à ses lecteurs un template pour aborder méthodiquement chaque sujet. Vous pouvez le retrouver ici (document en anglais).
Le plan de communication, un outil vivant
Une fois établi le plan de communication annuel, vous pouvez le diffuser à l’ensemble de votre équipe. Si c’est un outil essentiel, il n’est pas pour autant figé. De nouveaux thèmes apparaissent dans l’année, des idées émergent… À chaque fois, intégrez ces modifications dans votre plan de communication interne. Vous maintiendrez ainsi un document utilisable tout au long de l’année. Vous pourrez également vérifier que ces ajouts restent cohérents avec le reste des publications prévues, et celles déjà effectuées.
Un plan de communication interne construit et cohérent sera également votre meilleur outil pour établir votre budget, voire le négocier !
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