A l’ère de la mobilité, vos collaborateurs peuvent tout de même communiquer efficacement, et ce grâce à des outils spécialement conçus pour augmenter leur productivité. Un article publié sur verticalresponse liste plusieurs outils qui boostent l’efficacité, et qui révolutionneront votre communication interne en favorisant le dialogue et la collaboration !
1. Regrouper toutes les messageries instantanées de l’entreprise
Facilitez la collaboration de vos salariés, surtout s’ils communiquent depuis les quatre coins de la planète. La capacité à échanger en temps réel augmente la productivité et crée une plateforme de discussion sur laquelle vos collaborateurs se sentiront à l’aise de partager leurs idées. Des outils fonctionnels et sécurisés tels que Yammer, Hipchat ou Slack permettent discuter en one-to-one, dans un groupe, et d’inviter les clients dans la conversation tout en contrôlant ce qu’ils voient.
Il est possible sur ces trois outils d’enregistrer les conversations indéfiniment, ce qui permet de revenir sur des conversations passées. Slack est dans ce cas fortement recommandé, car il dispose d’une fonctionnalité de recherche permettant de retrouver des conversations entières via des mots-clés. Vous pouvez également quitter une conversation et la reprendre exactement à l’endroit où vous l’aviez laissée.
Yammer est conforme à la loi HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) – loi votée en faveur de la confidentialité des données et de leur circulation –, donc si votre activité touche au domaine médical, vous êtes autorisé à discuter ! Quant à Hipchat, sachez qu’il utilise le même protocole de sécurité que les banques en ligne et peut se déployer sur le serveur de votre entreprise. Enfin, ces trois applications fonctionnent sur téléphone, tablette ou ordinateur pour discuter n’importe quand et n’importe où !
2. Enregistrer et partager des fichiers à un seul endroit
Protégez les fichiers que vous partagez avec vos collègues et vos clients en utilisant Dropbox ou Box. Les deux services permettent de contrôler le contenu partagé, ainsi que les personnes en mesure de partager le contenu. Et comme il est essentiel de stocker ses documents en toute sécurité, Dropbox et Box utilisent de solides méthodes de cryptage, des liens protégés par mot de passe et des contrôles d’accès.
Box offre également la possibilité d’effectuer des modifications en direct sur le contenu partagé et d’automatiser la validation d’éléments afin de fluidifier les échanges et le flux.
3. Un numéro de téléphone sécurisé pour mener des conférences téléphoniques
Toute entreprise a besoin d’un outil de conférence téléphonique fiable. Les deux outils recommandés dans ce cas sont GoToMeeting et UberConference. Ils permettent d’organiser des conférences avec plusieurs bureaux, de mettre en correspondance des collaborateurs travaillant à distance, ou bien d’organiser des réunions avec des clients ou des fournisseurs. Pour une meilleure humanisation de ces échanges, les photos des participants sont visibles, et un signale indique lorsqu’une personne parle, ce qui permet de ne pas perdre le fil et de faciliter l’identification des uns et des autres par des collaborateurs qui ne se connaissent pas (encore). En les encourageant à se connaître, GoToMeeting et Uberconference renforcent ainsi la culture d’entreprise en contribuant à créer une communauté plus forte.
Dernier plus : les deux outils sont simples à utiliser et permettent d’enregistrer toutes les réunions.
4. Un tableau de bord pour une gestion de projets efficace
Parmi les outils qui boostent l’efficacité, il est temps d’envisager un outil de gestion de projets. Il est essentiel de rassembler tous les éléments et les étapes de l’avancée d’un projet en un seul endroit. Avec des outils tels que Asana et Trello, il devient possible de gérer les flux à votre rythme et en toute efficacité. Les deux applications nécessitent peu d’efforts de configuration.
Asana permet de créer des listes de tâches, gérer des projets via la fonction de calendrier, affecter des tâches à des personnes et suivre facilement le déroulement des projets.
Trello est plus visuel, avec son format « tableau de bord ». Chaque colonne – appelée « liste » – génère des « cartes » où l’on peut ajouter des commentaires, télécharger des fichiers et assigner des tâches. Il suffit de faire glisser et de déposez des cartes sur des listes pour voir les projets progresser !
Ces différents outils qui boostent l’efficacité permettront de fluidifier et de moderniser votre communication interne. En effet, ils vous aideront à construire un environnement où vos collaborateurs se sentiront à l’aise de communiquer leurs idées et leurs réactions. En encourageant ainsi la collaboration, ils sont source de productivité, mais surtout, il favorisent une culture de l’innovation !
