Le livret d’accueil est un outil essentiel que tout nouvel employé devrait recevoir. Nous vous proposons ici quelques principes et exemples pour réussir le vôtre.
Éditer un livret d’accueil n’est pas une obligation, mais une nécessité. Lors du premier jour d’une personne dans une entreprise, elle reçoit énormément d’informations. Sur son poste et ses missions, mais aussi sur le quotidien, les règlementations… Le livret d’accueil condense tous ces éléments et facilite ainsi l’onboarding.
Livret d’accueil : définition
Il s’agit véritablement d’un guide qui facilite l’arrivée des employés et les aide à s’orienter dans l’entreprise. Plus le livret sera complet, plus il permettra aux nouveaux arrivants de s’intégrer facilement. Il contient donc des informations sur :
- l’entreprise, son activité et son histoire
- le fonctionnement quotidien et le règlement intérieur
- les personnes à contacter dans les différents services
- la cantine, l’infirmerie, le CE…
- les informations RH sur la mutuelle, les congés, l’actionnariat salarié, etc.
Chaque personne, RH ou manager, qui accueille un nouvel arrivant devrait lui remettre ce document dès son premier jour.
L’autre rôle du livret d’accueil
Mais au-delà de l’aspect pratique, ce document permet aussi de concrétiser l’attention que l’entreprise porte à ses salariés. Il leur prouve qu’ils étaient attendus, et que tout a été mis en œuvre pour que leur arrivée soit la plus fluide possible.
Le livret d’accueil participe donc à la construction du sentiment d’intégration des nouveaux employés, et peut contribuer à la naissance de leur engagement envers l’entreprise.
Comment organiser son livret d’accueil
Pour être efficace ce document doit être clair, lisible et bien construit. Il devrait être élaboré par les équipes communication, en lien étroit avec les RH et les différents services concernés, afin d’être le plus exhaustif possible.
La première étape est de déterminer l’ensemble des éléments dont un nouvel arrivant va avoir besoin. Il s’agit ensuite d’organiser ces informations de manière à ce que le nouvel employé s’y retrouve facilement. Il convient notamment de ne pas mélanger :
- les éléments de contexte sur l’entreprise et ses activités
- la présentation des avantages offerts (mutuelle et actionnariat salarié par exemple)
- les informations pratiques du quotidien
Penser la forme…
Le livret d’accueil est aussi un reflet de la culture de votre entreprise. La forme même qu’il va avoir sera révélatrice de l’atmosphère en interne. Certaines sociétés optent pour des formats sobres et précis, d’autres font des choix plus audacieux. Tout est possible, à condition que le livret soit fidèle aux valeurs de l’entreprise.
La lisibilité est également essentielle. L’exhaustivité ne doit pas être la cause de textes longs et techniques, au contraire. Cela serait prendre le risque que le livret ne soit jamais lu.
N’hésitez pas à utiliser des images, des photos représentatives de l’entreprise, de ses activités et de ses salariés. Votre livret d’accueil y gagnera une dimension plus humaine, et la découverte de la société par le nouvel employé n’en sera que plus concrète.
… et le format
Il vous faut également penser l’objet en lui-même. Doit-il s’agir d’un petit fascicule à emporter avec soi, d’un classeur, d’une brochure reliée… Là encore, tout dépend du choix éditorial que vous avez fait.
La question d’une version numérique se pose également. Pour un nouvel arrivant qui aurait égaré son livret, ou même pour un employé de longue date ayant besoin d’informations précises, disposer de ce document en ligne, sur l’intranet par exemple, peut se révéler très utile.
Le livret d’accueil, un outil qui évolue
Une fois que votre livret d’accueil est prêt, n’hésitez pas à le tester avant de le diffuser largement aux nouveaux arrivants. Distribuez-le à quelques employés et demandez-leur ce qu’ils en pensent. S’agit-il de l’outil qu’ils auraient aimé recevoir en arrivant ? Répond-il à toutes les questions qu’ils se sont posées lors de leur premier jour ? Autant d’éléments qui vous permettront d’affiner votre document.
Prévoyez ensuite une mise à jour régulière. Remettre aux nouveaux arrivants un livret d’accueil avec des informations erronées ou périmées peut avoir un effet très néfaste sur leurs premières impressions, et donc sur leur sentiment d’être les bienvenus.
Quelques outils pratiques
Pour mieux accompagner votre réflexion lors de la réalisation de votre livret d’accueil, nous avions recensé pour vous quelques exemples dans cet article. Le livret d’accueil de chacune de ces entreprises correspond, dans le fond et dans la forme, aux valeurs et à l’image qu’elle veut diffuser.
Pour un document plus traditionnel, mais tout aussi efficace, vous pouvez également vous inspirer du template mis à disposition par l’Observatoire de la Métallurgie.
À vous de jouer !
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