Le Conseil général de l’Isère s’est donné pour objectif la refonte son intranet d’ici fin 2015. Au programme, le développement du multimédia et des fonctions interactives. Un projet mené main dans la main avec les utilisateurs, “notre principale préoccupation étant de coller aux besoins des agents”. L’objectif de cette refonte est double : s’adapter aux évolutions de l’environnement et de l’organisation tout en prenant en compte les nouvelles tendances de la communication interne. Guillaume Reymond, chargé de communication interne au Conseil général de l’Isère depuis maintenant 7 ans, se confie à Madmagz Com’In sur le projet de refonte de l’intranet.
Portrait de Guillaume Reymond
Guillaume Reymond est chargé de communication interne au Conseil général de l’Isère depuis maintenant 7 ans. ll s’occupe principalement de la partie éditoriale de l’intranet de la collectivité : gestion des informations diffusées, et organisation du réseau de contributeurs (une quarantaine d’agents qui publient des documents, des informations métiers sur l’intranet). Il travaille sur tous les outils numériques du service de la communication interne, le Conseil général de l’Isère essayant de progresser et de développer le multimédia dans ses supports, notamment la vidéo et le son. Enfin, il met en place toutes les enquêtes internes.
Contexte
Un intranet techniquement obsolète
« Notre intranet actuel est obsolète d’un point de vue technique. La volonté de notre DSI était de changer de plateforme technique (passage d’Exo Platform à SharePoint) pour harmoniser nos plateformes (site internet, espaces collaboratifs, …). D’un point de vue diffusion d’informations, nous sommes frustrés d’être limités par la technique. C’est pourquoi nous avons poussé dans le même sens ».
Besoin d’adaptation aux évolutions de l’environnement et de l’organisation
« Nous en avons profité pour remettre en question nos supports et revoir notre stratégie de communication. L’objectif était de s’intégrer les évolutions de l’environnement et de l’organisation (faire mieux avec moins, dématérialisation des supports, contexte de “sur-information », moins de temps pour la communication). Et ce, tout en prenant en compte les nouvelles tendances de la communication interne (attente de transparence, de sens, de lien direct), évolution vers la gestion des flux, animation de contenu, nouveaux formats). »
Les utilisateurs au coeur du projet
Dans le cadre de ce projet de refonte, le service communication du Conseil général de l’Isère travaille en étroite collaboration avec la DSI et met également un point d’honneur à impliquer les utilisateurs.
“Le changement d’intranet est prévu pour fin 2015 normalement et depuis le lancement du projet, nous avons décidé d’associer au maximum nos usagers. C’est le meilleur moyen d’avoir un intranet qui soit le plus proche possible de leurs besoins et attentes quotidiennes. Nous sommes dans une démarche orientée “utilisateurs”. En les associant, ils s’intègrent au projet et deviennent dans un sens des ambassadeurs du projet”.
Brainstorming, ludification, enquête interne et groupes de travail
« Nous avons commencé par travailler au sein de notre service avec une méthode créative : le Lego Serious Play. Ce qui nous a permis de réfléchir sur notre vision, nos envies, nos ambitions. Nous avons mis en place une enquête sur les supports d’informations interne diffusées auprès des 4600 agents de la collectivité.
“Des groupes de travail ont également été mis en place avec nos usagers sur plusieurs thématiques : ergonomie et graphisme, éditorial, et documents métiers. Pour la partie ergonomique, nous avons été accompagnés par des consultants spécialisés sur le sujet”.
“Les ateliers les plus intéressants pour nous ont concerné les contributeurs de l’intranet et des usagers. Ces derniers n’ont pas été avertis que les contributeurs étaient présents avec eux. Du coup, la parole a été vraiment libre. Par exemple, nous n’avions jamais utilisé le photo langage dans des groupes de travail, et cette méthode a permis de faire échanger naturellement toutes les personnes présentes. Nous avons guidé les usagers avec un fil conducteur menant jusqu’à la découverte des contributeurs à leurs côtés dans ce groupe de travail, et un échange final entre eux, qui a montré à chacun ses attentes. Ces différents temps ont mis en valeur des pistes d’évolution de l’organisation de l’information.”
“Nous essayons d’utiliser des méthodes créatives pour animer nos groupes de travail. Le tour de table lambda ne convient plus à personne. Nous nous formons sur des types d’animation qui permettent d’avoir des échanges riches, dynamiques. Jusqu’à présents nos usagers sont satisfaits de la forme que nous mettons dans ces réunions”.
“Le dispositif qui est ressorti de toutes ces phases de réflexion a également été testé auprès de ces agents. »
Benchmark
“Nous avons également réalisé un benchmark important pour voir ce qui se faisait dans d’autres collectivités comme la nôtre, mais aussi pour avoir l’avis d’entreprises, qui ont innové avec leur intranet ou leur RSE”.
Vers un intranet collaboratif
Un contenu plus interactif et multimédia
Plus d’interactions
Concernant la refonte de l’intranet elle-même, l’évolution technologique va nous permettre de mettre en place des choses simples mais indispensables aujourd’hui. Par exemple, sur notre intranet actuel, les agents n’ont pas la possibilité de réagir sur des informations diffusées. Demain, ils pourront tous simplement poster un commentaire, poser une question … Rien de révolutionnaire, mais indispensable aujourd’hui.
Et de multimédia
“Nous avons découpé notre partie éditoriale en plusieurs parties :
- un espace principal d’actualités,
- un second dédié à chaque direction (seuls les agents rattachés à une direction pourront voir les infos publiées par celle-ci. On pourra ainsi personnaliser l’information),
- des repérages : une information simple sur la vie de la collectivité,
- un espace de publications internes,
- un dossier mensuel : l’idée est vraiment de se rapprocher d’un webdocumentaire, et d’approfondir un sujet précis, en variant la mise en forme : vidéos, cartographies, infographies, images interactives, …”
“Nous développons aujourd’hui les interviews vidéo par exemple. Les premiers tests montrent un véritable intérêt de la part de notre public pour ce type de format”.
“Le plan de communication qui accompagnera la sortie de ce nouvel intranet n’est pas encore établi. Mais il ne sera pas classique, c’est une certitude. De nombreux changements vont arriver avec cette nouvelle plateforme. Ce serait dommage de ne pas l’accompagner par quelque chose de fort”.
Plus de collaboration
« Nous nous sommes posés la question de la mise en place d’un Réseau Social d’Entreprise au tout début de notre projet. Je venais de finir la formation de community manager du CFPJ. Et je militais plutôt en ce sens”.
“Après nos premiers échanges avec nos usagers, on s’est rendu compte qu’il était encore trop tôt dans une collectivité comme la nôtre de mettre en place un RSE. Le niveau d’utilisation de l’informatique par nos agents est très varié. Nous avons donc préféré y aller progressivement”.
“Avec ce nouvel intranet, le collaboratif va se développer. Les agents pourront échanger sur les informations que nous allons diffuser. En parallèle, la DSI met en place des espaces collaboratifs pour la gestion des projets internes. Un gros projet de dématérialisation de nos données est également en train d’être mené”.
“Dans quelques années, nous pourrons imaginer mettre en place un RSE accessible depuis notre intranet, qui continuera à exister, car il restera notre principale base documentaire métier pour les agents. Il faudra auparavant que les agents s’approprient les outils que nous leur mettons à disposition, et surtout comprennent l’intérêt d’un réseau social interne ».
Une meilleure analyse de la quantité et qualité des échanges
“Nous pourrons à terme avoir de vraies statistiques de consultations. Ce qui n’est pas le cas aujourd’hui. La qualité et la quantité des échanges entre les agents seront un véritable baromètre de l’utilisation et l’appropriation de l’outil”.
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