Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Premier témoignage : le groupe Eureden.
Eureden est un groupe agroalimentaire assez récent. Il est né en janvier 2020 de la fusion entre le Groupe d’Aucy et Triskalia. Composée de 9 000 salariés, cette coopérative regroupe des activités agricoles et la distribution de légumes, d’œufs et de viande.
Encore en phase d’union entre ses deux maisons-mères, Eureden a dû revoir son organisation pour faire face à la crise sanitaire actuelle. Les explications de Clémence Loy, Responsable Communication interne et Expérience salariés.
Face à l’épidémie de coronavirus, quelles mesures ont été prises en interne chez Eureden ?
Depuis le début de la crise, nous avons deux priorités : la santé des salariés, et la poursuite de notre activité, qui est essentielle.
Nos sites de production, nos magasins, nos livreurs, nos chauffeurs doivent continuer à travailler. Nous avons donc :
- renforcé les consignes de sécurité
- revu l’organisation de certains postes, notamment ceux où les salariés étaient trop proches les uns des autres
- diffusé un mode de nettoyage très précis des outils de production, accompagné d’une check-list.
Concernant les autres métiers, tous les salariés qui peuvent télétravailler le font depuis le début du confinement. Une partie de nos employés a cependant dû être mise en chômage partiel, comme les commerciaux. Nous nous sommes aussi occupés des personnes fragiles, afin qu’elles ne viennent pas travailler sur site.
La situation n’est pas facile. Mais avec ces mesures, les salariés se sentent accompagnés et compris.
Des outils de communication spécifiques ont-ils été créés pour accompagner ces mesures ?
Oui, nous essayons de faciliter la tâche des employés.
Nous avons ainsi créé un arbre de décision pour les managers sur le terrain. Il faut qu’ils aient des outils pour prendre les bonnes décisions face aux personnes ayant des symptômes liés au Covid-19, celles qui sont testées positives, ou dont le conjoint est malade…
De la même manière, les directeurs de site disposent de « fiches réflexes » avec des éléments de langage pour répondre aux interrogations du personnel si jamais un salarié devait être hospitalisé. L’objectif est de les aider à faire face à la situation, et d’éviter la panique.
Il y a un mois, nous avons également créé une FAQ dédiée au coronavirus. Nous l’avons élaborée à partir des principales questions et remarques des employés. Et nous la mettons à jour régulièrement. Nous nous efforçons de répondre à toutes les questions qui nous parviennent, que ce soit par l’intranet, par mail ou par téléphone.
En fin de semaine dernière, nous avons aussi mis en place un numéro vert de soutien psychologique. Les salariés peuvent appeler 24h/24 et 7j/7 s’ils ont besoin de parler à quelqu’un.
La limite est parfois difficile à trouver entre les conseils et l’ingérence dans la vie personnelle des salariés, nous devons y faire attention. Mais notre but est de les rassurer.
Comment s’organise le télétravail chez Eureden en cette période de confinement ?
Le télétravail n’était pas encore mis en place en interne. Il était simplement en phase de test dans une branche. Nous avons dû le déployer massivement, pour tous les postes qui le permettaient, et en trois jours.
Le télétravail était donc nouveau pour les salariés, mais tous savent qu’il faut que cela fonctionne. En parallèle, nous avons créé sur l’intranet une communauté appelée « Vis ma vie de confiné ». Chacun peut ainsi partager des bonnes pratiques, des outils et des conseils, et pas uniquement sur les aspects professionnels. Cela fonctionne bien, et certains prennent même leur pause café en visioconférence !
Quels outils utilisez-vous pour faciliter le télétravail ?
Nous utilisions déjà Drive et Hangouts, qui sont des outils très puissants. Notre principal problème a été la saturation du réseau, mais la DSI a pu trouver rapidement une solution. Un changement de VPN a aussi été nécessaire.
Les managers disposent également d’une communauté dédiée sur l’intranet. Ils peuvent ainsi partager leurs bonnes pratiques sur le management à distance, ou sur le management en situation de crise pour ceux qui sont sur les sites de production. Cet espace regroupe aussi les différents éléments à leur disposition, comme les arbres de décision ou des outils d’animation d’équipe à distance.
Quel rôle joue la communication interne d’Eureden dans ce contexte particulier ?
Notre objectif est d’informer au mieux les salariés pour aider à la mise en place des différentes mesures. Nous voulons aussi éviter les clivages entre ceux qui sont sur les sites, ceux qui télétravaillent, ceux en arrêt…
Nous avons donc pris le parti de partager très largement les informations, dans un souci de transparence totale. Tout se passe sur l’intranet, ou sur les communautés dédiées comme celle des managers.
Afin que les messages parviennent bien aux personnes non-connectées dans les usines, nous envoyons également des push-mail. Nous utilisons en parallèle l’affichage dès qu’il y a une note ou un renforcement des consignes de sécurité. Et nous nous appuyons sur les managers pour relayer les informations, ainsi que sur une communauté de « référents communication interne » dans les différentes branches de l’entreprise. Enfin, une newsletter régulière reprend tous les éléments essentiels.
Eureden est implanté dans plusieurs pays, donc tous les contenus et outils publiés en interne le sont en français et en anglais.
Quelle est la place de l’intranet dans le dispositif de communication interne ?
Comme notre groupe est très jeune, l’intranet l’est aussi. Mais la fréquentation monte en flèche. Sur 7 000 employés disposant d’une adresse mail, 5 300 ont été au moins une fois sur l’intranet. Et le taux d’interaction est très élevé : 30 % des intranautes réagissent à nos publications !
En plus de la FAQ dédiée au coronavirus, d’autres contenus spécifiques sont également accessibles sur l’intranet, comme :
- une note hebdomadaire, écrite ou vidéo, émanant de la direction
- une actualité permettant de partager les messages d’encouragement et de remerciements entre collègues
- un guide du télétravail, contenant des conseils pratiques et des consignes sur la cybersécurité
Comment la communication interne est-elle déclinée dans les sites de production ?
La Direction générale fait des visites régulières sur les sites. Nous ne regroupons bien sûr pas les salariés : les directeurs vont voir chaque personne, en maintenant les distances de sécurité. Ils peuvent ainsi répondre directement à leurs questions.
Nous profitons de ces visites pour réaliser des interviews des personnes travaillant dans les usines. Nous publions ensuite ces articles sur l’intranet. C’est important de mettre ces salariés en avant, surtout en ce moment. Les autres peuvent ainsi les féliciter et les encourager, toujours via l’intranet.
Comment s’est organisée la communication de crise chez Eureden ?
Tout s’est fait très vite et assez naturellement. Nous avons mis en place une réunion quotidienne avec les DRH et les équipes de prévention. Les comptes-rendus sont partagés avec le Codir, pour qu’ils redescendent bien jusqu’aux managers. Nous décidons chaque jour des mesures à mettre en place pour le lendemain.
Par son implication dans la cellule de crise, je trouve que la communication interne gagne en légitimité. Nous avons aujourd’hui un peu un rôle de chef d’orchestre entre les différentes branches, cela assoit le rôle important de nos équipes. C’est très fatigant et prenant, mais nous nous sentons utiles. Et cela nous motive pour trouver des solutions !
À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact durable sur le fonctionnement de l’entreprise ?
Je pense que oui. Des habitudes vont être prises. Sur l’intranet par exemple : là où les gens craignaient parfois de poster un commentaire, ils n’hésiteront plus. Nous voyons aussi que les salariés vont régulièrement sur l’intranet, qu’ils accèdent à l’information.
Certains processus ont également gagné en rapidité. Le déploiement du télétravail, par exemple, s’est fait très vite. Des décisions qui auraient mis deux mois à être prises ont été appliquées en une journée. Il faut que nous gardions cette rapidité. Le télétravail, et donc la gestion des équipes à distance, est également en train de changer les façons de manager.
Une fois que la crise sera terminée, nous allons sans doute revoir certains process, comme le fait d’avoir des stocks de masques et de gel hydroalcoolique dans les usines. Les priorités ne sont plus les mêmes, et nous allons prendre conscience que certains sujets ne sont pas très importants.
Le rôle de la communication interne change aussi. Nous sommes vraiment dans l’accompagnement, et les autres métiers de l’entreprise le voient désormais. Ce sont les façons de penser qui évoluent.
Merci à Clémence Loy pour son partage d’expérience.
D’autres témoignages seront ajoutés régulièrement sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.
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