Qui dit nouvelle année dit aussi nouveaux sujets en communication interne. Pour bien réussir cette transition, voici nos 7 règles d’or du plan de communication interne.
L’élaboration du plan de communication interne est l’un des moments incontournables de l’année pour les communicants. Il s’agit de définir l’ensemble des axes et sujets à aborder au cours des mois à venir.
Sa construction répond à des étapes précises, nécessaires pour s’assurer de ne pas passer à côté d’un thème important. Pour vous accompagner dans la réalisation de votre plan de communication interne, nous vous proposons 7 conseils, à utiliser comme une check-list.
1) Première des règles d’or du plan de communication interne : impliquer les autres départements
Construire son plan de communication interne nécessite de lister les grands événements et sujets à venir dans l’année, afin d’avoir une visibilité complète sur les prochains mois. Il faut aussi connaître le degré d’importance de chaque thématique.
Pour cela, prévoyez un point avec chacune des principales directions et filiales de l’entreprise afin qu’elles partagent les grandes lignes de leur agenda avec vous.
2) Penser à l’émetteur comme aux destinataires
Élaborer un plan de communication signifie aussi réconcilier les besoins de l’entreprise (les messages qu’elle veut véhiculer) avec ceux des employés (ce qu’ils ont besoin de savoir).
Il ne faut donc pas seulement consulter les autres départements, mais aussi s’appuyer sur votre connaissance de l’audience interne lorsque vous fixez le niveau d’importance de chaque thématique dans votre plan.
3) Mettre les attentes des salariés au centre de la démarche
Une fois établie la liste des sujets à aborder, il vous faut les organiser et prévoir la manière de les traiter. Pour cela, il est essentiel de prendre en compte les attentes des salariés. Relisez les réponses aux enquêtes internes, menez quelques entretiens… Le communicant interne est le lien entre l’entreprise et les collaborateurs. Il se doit donc de bien les connaître pour pouvoir leur parler d’une manière pertinente et de sujets qui les concernent.
Dans cette démarche, pensez à prendre en compte l’ensemble des employés, y compris les non-connectés. Leurs attentes ne sont pas forcément les mêmes, ni les canaux pour les atteindre.
4) S’appuyer sur les chiffres, l’une des règles d’or du plan de communication interne valable toute l’année
Ce point permet de compléter le précédent, d’ajouter des données factuelles aux informations recueillies de manière empirique. Passer en revue les statistiques de l’année précédente vous permet de connaître avec précision :
- les canaux de communication les plus populaires
- les formats qui fonctionnent le mieux (selon les différentes populations de salariés)
- mais aussi les moments de communication les plus adéquats
Plus encore que les autres règles d’or du plan de communication interne, celle-ci devient aujourd’hui un impératif. Les deux confinements de 2020 ont mis en lumière l’importance de la communication interne dans l’entreprise. Les dirigeants vont donc s’appuyer de plus en plus sur elle. Et ils attendent qu’elle ait une connaissance fine, et donc chiffrée, de son audience et de son activité.
5) Mettre la transparence au cœur de la communication interne
L’année dernière a aussi fait émerger une attente majeure des employés de nombreuses organisations, en France comme ailleurs : la transparence. Les salariés ont besoin de savoir ce qu’il se passe, ils veulent également pouvoir faire confiance à leur entreprise. Cette démarche a été spontanément adoptée par plusieurs services de communication interne lors du premier confinement. Il n’est donc plus question de revenir en arrière.
D’autant plus qu’avec le développement des outils digitaux de travail et de discussion, les employés eux-mêmes deviennent, à leur niveau, des communicants internes.
6) Prendre en compte le contexte de télétravail massif
Le télétravail généralisé a été une nécessité en 2020, mais il semble aussi avoir convaincu une partie des employés. Et, contexte sanitaire oblige, il doit encore rester en vigueur pour l’instant. C’est un aspect primordial à prendre en compte dans l’élaboration du plan de communication interne 2021.
En effet, la distance change le lien entre l’employé et son entreprise. Elle peut ainsi affecter l’engagement collaborateur. Aux communicants internes d’anticiper ce phénomène et de prévoir des contenus adaptés, dès le début de l’année.
7) La dernière, mais pas la moindre, des règles d’or du plan de communication interne : partager le document
Votre plan de communication joue, tout au long de l’année, un rôle de guide, de référent sur lequel s’appuyer. Il est donc essentiel de le partager avec l’ensemble des membres de l’équipe de communication interne… Mais aussi externe, pour que les différents discours de l’entreprise restent cohérents.
Assurez-vous également que les acteurs de la communication des différentes directions, filiales et implantations en aient bien connaissance. Plus vous les impliquerez dans votre démarche, plus le discours interne dans sa globalité gagnera en pertinence et en impact.
