Créée en 2016, l’agglomération Grand Paris Sud est un pôle économique et culturel majeur de la région francilienne. Au sein de ce projet, la collaboration est clé : des ateliers collaboratifs permettent d’augmenter la productivité et l’engagement de toutes les parties prenantes. Pour en savoir plus, nous avons échangé avec Franck Plasse, conseiller de Michel Bisson – vice-président de Grand Paris Sud – qui nous éclaire sur ces démarches participatives au coeur d’un projet territorial d’envergure.
Pouvez-vous nous parler du projet Grand Paris Sud ?
L’agglomération Grand Paris Sud a été créée début 2016. Elle regroupe 24 communes. Dès son origine, les maires de ces communes avaient pris acte de la nécessité de se doter d’un projet de territoire qui décrive l’histoire qu’ils entendaient écrire ensemble, qui donne du sens et une identité à leur destin commun, et qui fixe des grands axes opérationnels à conduire. Cela a donné lieu à presque un an de travail collaboratif avec les élus de l’agglomération, les représentants des communes, le personnel de l’agglomération, les habitants, les associations, les entreprises et les grands acteurs du territoire.
En quoi est-il pertinent d’entreprendre des démarches collaboratives dans le contexte de ce projet ?
Essentiellement pour deux raisons, qui sont d’ailleurs les mêmes quel que soit le projet. D’abord, en multipliant puis en croisant les points de vue, vous gagnez de l’efficacité : vous ratissez large pour capter toutes les participations et vous en faîtes émergez de nouvelles par synergie. Ensuite, en associant toutes les parties concernées, vous préparez la réussite à venir : lorsque le projet est co-construit dès le départ, il est partagé et devient celui de tous, celui pour lequel tous se mobilise car c’est littéralement le leur.
Quels sont selon vous les méthodes et outils les plus efficaces ? Pourquoi ?
Je travaille beaucoup à partir de la gamification, c’est-à-dire d’usage de jeux, de mécanismes ludiques ou d’éléments de jeux. J’ai une prédilection pour les cartes, qui sont des supports très intéressants en termes de dynamique et qui sont facile à produire. Et je m’appuie sur un outil technologique dont j’aurais désormais bien du mal à me passer : Stormz, une sorte de mécano génial pour créer des ateliers collaboratifs sur tablette.
Comment se déroulent vos ateliers collaboratifs ?
Voici un exemple type d’un atelier collaboratif de résolution de problème au sein d’une équipe déjà constituée (1/2 journée) :
Séquence 1 : Cadrage (15 mn) : Présentation du sujet, de l’objectif, du déroulé et de la méthode de l’atelier.
Séquence 2 : Expression des perceptions du problème (30 mn) : A l’aide de problem map, un poster de représentation visuelle de typologie de problèmes, expression individuelle sur le sujet de l’atelier puis échange par sous-groupe.
Séquence 3 : Recherche de solutions (30 mn) : A partir de la séquence 2 et à l’aide de picto-soluces , des cartes de représentation visuelle de briques de solutions, recherche individuelle d’une solution possible puis échange par sous-groupe.
Séquence 4 : Construction de solutions (30 mn) : A partir des séquences 2 et 3 et à l’aide de Stormz, formalisation sur tablette des solutions imaginées par chaque sous-groupe.
Séquence 5 : Evaluation des solutions (30 mn) : A partir de la séquence 4 et à l’aide de Stormz , passage en revue et évaluation sur tablette, par chaque sous groupe, des solutions imaginées par les autres sous-groupes.
Séquence 6 : Consolidation des résultats et débat (30mn) : A partir de la séquence 5, examen collectif des solutions hiérarchisées et débat.
Séquence 7 : Prise de décision et conclusion (15 mn) : A partir de la séquence 6, validation collective des solutions retenues (pour deuxième phase de travail et/ou mise en œuvre directe selon les situations).
A quelle fréquence les organisez-vous et qui sont les participants ?
C’est très variable, la seule constante c’est que les participants sont les parties prenantes. J’aime bien créer des temps un peu « événementiels » qui cristallisent les efforts sur une période courte définie. Par exemple, pour le projet de territoire de l’agglomération Grand Paris Sud, j’avais mis en place une matinée de travail des conseils municipaux au cours de laquelle plusieurs centaines de conseillers municipaux ont travaillé simultanément depuis les vingt-quatre villes ainsi que douze ateliers estivaux du personnel de brainstorming dans les lieux de savoir du territoire.
Quels sont les objectifs recherchés lors de vos ateliers collaboratifs ?
Produire et engager. Ce que je décrivais en quelque sorte en filigrane dans votre question sur la pertinence des démarches collaboratives.
Avez-vous rencontré des obstacles dans la mise en place de ces actions collaboratives ?
Pas vraiment. Cela demande une très grande rigueur dans la conception afin d’avoir une colonne vertébrale à la fois souple et très robuste une fois dans l’action. C’est là où un outil comme Stormz m’est très utile. Parfois, il me faut regagner la confiance des commanditaires ou des participants qui ont subi des animations « post-it » façon colonie de vacances dont raffolent quelques consultants en mal de gadgets, mais c’est rarement un obstacle majeur.
Quel conseil donneriez-vous à quelqu’un qui souhaite mettre en place une dynamique collaborative dans un projet ?
Il y a un point de départ préalable à ne pas rater afin de définir le cadre de l’opération envisagé. Il se résume en quatre questions :
1. Quels sont les comportements recherchés chez les participants pendant l’action ?
2. Quels sont les savoirs que les participants doivent assimiler ?
3. Quelles sont les interactions entre participants attendues ?
4. Quel est le niveau de fun acceptable/souhaitable ?
Une fois ces quatre paramètres déterminés, s’y référer en permanence pour vérifier que l’on ne sort pas de la grille initiale permet d’assurer plus de 50% des conditions de réussite.
