Bien concevoir l’arborescence de son intranet est une étape cruciale pour assurer la pérennité de cet outil de communication interne. Voici les grandes étapes à suivre.
L’arborescence d’un site internet, ou d’un intranet, correspond à son architecture, à l’organisation des différents niveaux d’information. Concrètement, elle prend d’abord la forme d’un schéma. Elle se concrétise ensuite par la création des rubriques, des sous-rubriques et des pages, ainsi que des maquettes correspondantes.
Il s’agit donc d’une étape fondatrice. Bien penser l’arborescence de son intranet, c’est se donner toutes les clés pour construire un outil clair et intuitif, où les salariés trouveront facilement les informations qu’ils cherchent.
Les étapes pour construire l’arborescence de son intranet
Nous avons identifié 5 étapes incontournables pour parvenir à une structure logique et efficace.
1) Commencer par faire l’inventaire des contenus
Puisque l’arborescence d’un site est une hiérarchie des informations et des contenus, la première étape consiste à lister tous ces éléments. Plus vous serez exhaustifs, plus vous pourrez bâtir une structure cohérente.
Recensez l’ensemble des contenus concernés, à la fois ceux présents sur votre intranet actuel et ceux que vous souhaitez y ajouter. Cela concerne donc :
- toutes les rubriques, sous-rubriques et pages actuelles
- les textes, documents et fichiers qu’elles comportent
- mais aussi les liens et éléments vers lesquels elles pointent
Pour vous aider dans cet exercice d’envergure, vous pouvez également vous appuyer sur le guide pratique proposé par le site Medium.
À la fin de cette étape, vous disposerez d’une vue d’ensemble de tout le contenu de votre futur intranet.
2) Hiérarchiser l’ensemble de ces éléments
Il vous faut maintenant organiser ces informations entre elles. Pour y parvenir, deux voies s’offrent à vous.
Vous pouvez partir des contenus et les regrouper de manière logique, pour aboutir in fine à l’ébauche des futures catégories de votre arborescence. À l’inverse, vous pouvez aussi commencer par esquisser une structure puis y ranger les différents éléments. Ces deux méthodes ont leurs avantages et leurs inconvénients. Tout dépend également de la quantité de contenus présents dans votre inventaire.
Mais pour un intranet de grande ampleur, il peut être intéressant de mener les deux approches en parallèle, en les confiant à deux groupes de travail différents par exemple. Cela vous permettra de comparer les résultats obtenus et d’en faire émerger les axes principaux.
3) Construire l’arborescence de son intranet selon les besoins des utilisateurs
Refondre ou construire un intranet est un projet d’envergure qui dure généralement plusieurs mois. Une période pendant laquelle vous devrez faire face aux problématiques du quotidien. Accéder à la demande d’un département qui veut une rubrique à part, choisir entre deux options techniques…
L’un après l’autre, ces éléments risquent de vous faire perdre de vue votre objectif initial. Or l’arborescence d’un intranet doit d’abord permettre une navigation fluide. Sinon, les salariés risquent de se détourner de cet outil, ou de ne le percevoir que comme une contrainte dans leur quotidien.
Pour éviter cela, construisez votre arborescence sur des bases solides. Consultez les indicateurs de l’intranet actuel : quels sont les contenus les plus vus ? Les moins vus ? Leur performance est-elle liée à leur place dans l’arborescence ? Vous pouvez aussi mener une enquête interne pour connaître les attentes des employés et recueillir leurs suggestions.
4) Dessiner la structure de l’intranet
Une fois que vous commencez à avoir une idée plus claire de la direction à prendre, vous pouvez commencer à matérialiser l’arborescence. Elle prend généralement la forme d’un schéma, avec des branches pour les différentes rubriques et sous-rubriques.
Vous pouvez le faire sur papier ou via des outils dédiés, selon l’avancée de votre réflexion. Certaines solutions de brainstorming, notamment, se prêtent particulièrement bien à cet exercice.
5) Anticiper le parcours de navigation
Vous devriez disposer maintenant d’une première version de l’arborescence. Pour la mettre à l’épreuve, imaginez plusieurs parcours de navigation. Si un intranaute arrive sur telle page grâce à un lien, comment accèdera-t-il au menu ? En se rendant sur la page d’accueil, trouvera-t-il facilement le chemin vers les informations RH ?
Prévoyez plusieurs scénarios afin de tester la pertinence de votre arborescence. Réfléchissez aussi à l’affichage du parcours de navigation : l’intranaute verra-t-il un fil d’Ariane, ou un menu sur un côté de son écran ? Le moteur de recherche lui permettra-t-il d’atteindre les sous-rubriques ?
Il vous faut penser aussi au maillage interne, c’est-à-dire aux passerelles entre les pages.
Arborescence de l’intranet et expérience utilisateur
L’arborescence d’un intranet constitue sa colonne vertébrale. Il est donc essentiel qu’elle présente l’ensemble des contenus de manière logique, et claire pour les intranautes. Pour que l’intranet soit pérenne, elle doit aussi être suffisamment souple pour absorber, à l’avenir, l’ajout ou la suppression d’une rubrique.
Alors, si le résultat auquel vous avez abouti n’est pas complètement satisfaisant, n’hésitez pas à vous replonger à nouveau dans l’arborescence pour l’améliorer. C’est un exercice long et complexe, mais qui vous évitera peut-être de faire une nouvelle refonte à court terme !
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