Prendre un nouveau poste de communicant interne c’est découvrir à la fois son environnement de travail, ses missions, mais aussi le fonctionnement de toute une entreprise, à laquelle il va falloir s’adresser régulièrement.
L’arrivée dans une entreprise est toujours une étape particulière pour les nouvelles recrues. Il faut en quelques jours prendre ses marques, apprendre à connaître ses collègues, découvrir son poste, démarrer ses missions…
Mais c’est encore plus délicat pour les nouveaux communicants internes. Leur mission est en effet d’informer les salariés et d’entretenir leur engagement, alors même qu’ils ne connaissent pas encore ni les sujets d’actualité ni les différentes populations internes.
Nous vous proposons donc aujourd’hui plusieurs pistes pour aborder sereinement cette prise de poste pas comme les autres.
6 étapes pour réussir sa prise de poste de communicant interne
Si un département de communication interne peut réunir des métiers très différents les uns des autres, tous devraient cependant passer par les mêmes étapes à leurs débuts.
1) Se présenter à ses collègues dès sa prise de poste de communicant interne
Le premier jour, chaque nouvel arrivant dans une entreprise a de nombreuses choses à faire. Il entame le processus d’onboarding, découvre les locaux et son bureau… Mais il est important de prendre le temps de rencontrer les autres membres de l’équipe de communication interne.
Le manager prévoit généralement de faire les présentations, mais si ce n’est pas le cas, demandez-le lui. Cela permet d’avoir un premier aperçu de l’ambiance de travail et d’identifier vos contacts principaux.
La communication interne est un travail d’équipe : vous devez savoir rapidement à qui vous adresser en cas de besoin. Et à l’inverse, les autres communicants internes ont aussi besoin de vous connaître.
2) Connaître le périmètre précis de son poste de communicant interne
En commençant un nouveau poste, vous savez déjà quelles seront vos missions principales. Pourtant, il est essentiel de faire un point précis avec votre manager pour en fixer les contours.
De nombreuses organisations sont possibles pour les départements de communication interne. Un fonctionnement par sujets, par type de média, par formats de contenus… Vous devez savoir quels sont les rôles de chacun, le vôtre, ainsi que les process de collaboration au sein de l’équipe.
Profitez également de ce point avec votre manager pour en savoir plus sur la vision globale donnée à la communication interne, notamment :
- ses objectifs principaux
- la stratégie fixée pour l’année
- les principaux canaux utilisés
- les process pour la création et la validation des contenus
Demandez aussi à accéder au plan de communication et au planning éditorial pour savoir à quoi ressemblera la communication interne dans les prochaines semaines.
3) Se familiariser avec le dispositif de communication interne
Si vous le pouvez, consacrez les premiers jours de votre prise de poste à la découverte des médias internes. Lisez les derniers numéros du journal (en comparant les versions papier et numérique), explorez l’intranet, parcourez l’application, consultez les dernières éditions de la newsletter… Puis lisez le rapport annuel et intéressez-vous à la structure de l’entreprise et de ses filiales
Ce faisant, essayez de repérer les mécanismes de la communication interne (dont votre manager vous a probablement déjà parlé), notamment :
- sur quel(s) média(s) sont publiés les contenus originaux
- la manière dont un contenu est repris sur plusieurs canaux
- les sujets pour lesquels la vidéo est privilégiée
- etc.
Toutes ces publications vous permettront de vous familiariser avec les principaux sujets abordés, les valeurs mises en avant, la façon de parler aux salariés, mais aussi d’en savoir plus sur les produits phares et le cœur de métier des différentes activités.
4) Faire le point sur les différentes cibles internes
Maintenant que vous connaissez les canaux et les principales thématiques de communication interne, intéressez-vous à leurs cibles. Pour être un communicant efficace, vous devez connaître :
- les populations internes (répartition géographique, proportion de salariés sur le terrain, d’employés non-connectés, de cadres, d’experts…)
- leurs problématiques liées à la communication interne
- les principaux canaux utilisés pour les atteindre
Lisez également les résultats des dernières enquêtes internes, notamment le baromètre social, afin d’en savoir plus sur les grands courants d’opinions et le climat qui existent au sein de l’entreprise.
5) Devenir opérationnel à son nouveau poste de communicant interne
Maintenant que vous en savez plus, théoriquement, sur le fonctionnement de la communication interne de votre entreprise, il est temps d’aborder votre prise de poste d’une manière plus concrète.
Identifiez vos principaux interlocuteurs et contactez-les pour vous présenter. Il ne s’agit pas forcément de vos collègues communicants, mais plutôt :
- des relais de la communication dans les départements, sites et filiales
- des points de contact sur les principaux sujets (RH, Stratégie, Finances, R&D…)
- ou encore des prestataires avec lesquels vous allez travailler
Commencez aussi à vous approprier la charte éditoriale, la charte graphique et les règles typographiques internes, afin d’être le plus opérationnel possible.
6) Faire un rapport d’étonnement
Si la phase d’onboarding d’un communicant interne n’est pas forcément évidente, elle peut cependant être un atout.
En arrivant dans une nouvelle équipe, vous verrez en effet toutes les choses sous un œil neuf (et, selon votre âge, à travers le prisme de vos expériences passées). Vous serez donc à même de déceler :
- d’éventuelles incohérences
- des points d’amélioration possibles
- des aspects ou sujets encore inexploités
Proposer un rapport d’étonnement à votre manager, par exemple un mois après votre arrivée, est l’un des meilleurs conseils que nous pouvons vous donner ici. Vous démontrerez ainsi votre capacité d’analyse et votre compréhension des valeurs de l’entreprise. Faire des suggestions pertinentes vous aidera à devenir rapidement un membre à part entière de l’équipe… Surtout si vous proposez aussi une manière de les mettre en application !
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