Qu’ils soient prioritaires ou non, les emails envoyés par d’autres collaborateurs sont de moins en moins lus dans leur totalité. Pour cause, un grand nombre d’employés, voire la majorité, se sent submergé d’information. Résultat : il arrive bien souvent qu’ils ignorent les emails provenant de l’interne – peu importe leur degré d’importance ou d’urgence. Pour y remédier, voici un rappel de 4 astuces qui devraient favoriser l’ouverture et la lecture complète de vos messages.
Optez pour des emails courts
Ne dépassez pas 100 mots par email. Si l’information que vous souhaitez transmettre nécessite plus de mots, dirigez vos collaborateurs vers l’intranet de l’entreprise ou fournissez-leur un lien direct. Souvenez-vous : plus les emails sont longs, moins ils sont susceptibles d’être lus entièrement. Qui n’a jamais eu le sentiment – alors qu’il n’a lu que le début de l’email – que le message ne le concerne pas et qu’il a d’autres choses plus importantes à faire ? Pour garder l’attention de vos collaborateurs, faites simple !
Organisez votre contenu
Utilisez des puces et d’autres éléments/outils d’organisation pour aider vos collaborateurs à identifier et comprendre rapidement les points importants de votre message.
Donnez le cap tout de suite
Vos collaborateurs analysent les emails afin de repérer l’ordre et/ou l’action qu’on leur demande de faire. Par conséquent, si cette information est donnée à la fin de l’email, il est fort probable qu’elle ne capte pas l’attention de votre cible. En pratique : utilisez l’objet de l’email ou la première phrase de votre message pour indiquer l’action à accomplir. Ainsi, vos collaborateurs identifieront tout de suite l’intérêt et l’importance du message.
Ajoutez des visuels et/ou des images
Ils permettront à votre email de sortir du lot ! On ne le répètera jamais assez : les images attirent davantage l’attention qu’un texte seul. De plus, une fois que vos collaborateurs auront associé vos emails à une image en particulier, ils les reconnaitront plus facilement et les lieront avec plus d’attention.
