Un projet d’intrapreneuriat a permis de réduire la fracture numérique entre les agents des lycées et ceux du siège. Les explications d’Ulysse Dorioz, Directeur de la Transformation de la Région Île-de-France.
La Région Île-de-France était confrontée à une problématique de fracture numérique. Les 8 500 agents travaillant dans les lycées n’avaient que peu accès aux outils digitaux, contrairement à leurs 1 700 collègues du siège. Cette problématique avait d’ailleurs été prise en compte par la Communication interne lors du premier confinement pour maintenir le contact et informer en continu via l’intranet.
Pour résoudre cette disparité la Région a donc mené, en 6 mois à peine, un projet d’envergure. L’objectif était double : équiper l’ensemble des agents des lycées d’une tablette numérique et leur fournir une application dédiée. Ulysse Dorioz revient pour nous sur les origines et le déploiement de ce projet, entièrement mené en interne.
1) Pouvez-vous nous raconter comment est né ce projet ?
Il y a un peu plus d’un an et demi, les équipes RH ont organisé un hackathon pour réfléchir aux différentes manières de mieux servir les agents de la Région. Tous les participants ont évoqué la même problématique : la distance entre les effectifs des lycées et ceux du siège.
Il y avait une réelle fracture numérique. De nombreux agents des lycées n’ouvraient presque pas leurs mails, par exemple. De plus, toutes leurs demandes devaient passer par leur hiérarchie. Cette situation complexifiait donc leurs démarches administratives. En revanche, nous savions que tous utilisaient des outils digitaux comme WhatsApp ou Skype dans leur vie privée.
Nous avons donc décidé de créer pour eux une application RH dédiée, plutôt qu’une nouvelle politique interne qui risquerait d’être trop éloignée de la réalité du terrain.
2) Pourquoi avoir fait le choix de l’intrapreneuriat pour ce projet ?
L’intrapreneuriat nous a permis de partir du besoin pour créer la solution la plus adaptée possible. C’était une forme de garantie de ne pas perdre de vue les besoins du terrain.
Pour cette raison également, nous voulions comme chef de projet quelqu’un qui se passionne pour le besoin rencontré, et non la solution elle-même. C’est l’une de nos ergonomes qui a relevé ce défi. Elle n’avait pas d’expérience dans le développement d’application, mais elle connaît très bien la réalité du terrain.
1 000 agents des lycées ont également participé à l’expression de besoin. L’application finale est donc vraiment la leur : elle a été faite pour eux et avec eux. Le développement s’est ensuite déroulé selon la méthode Agile. Là encore, les agents des lycées ont participé aux phases de tests.
Le choix de l’intrapreneuriat nous a également permis de mener le projet en 6 mois seulement. C’est trois fois plus rapide, et moins cher, que si nous étions passés par un marché public !
3) Quelques mois après le déploiement, quels sont les résultats de ce projet ?
Depuis la distribution des tablettes, il y a déjà eu 4 000 téléchargements de l’application. Nous comptons aussi 2 000 utilisations par jour ! L’application est désormais une véritable maison digitale qui rassemble tous les agents.
Ce projet a véritablement changé le quotidien des agents des lycées. Ils peuvent maintenant, sans passer par leur hiérarchie, prendre rendez-vous avec le médecin du travail ou leur référent RH, accéder aux informations sur les aides proposées, dématérialiser leurs fiches de paie, aller sur l’intranet… Cela facilite l’ensemble de leurs démarches administratives.
Et les résultats sont concrets : le taux d’ouverture des boîtes mail pour les agents des lycées est passé de 15 % à 40 % en 6 mois seulement. C’est donc plus simple pour communiquer avec eux, ne serait-ce que pour leur envoyer les informations concernant les protocoles sanitaires. Nous espérons qu’en améliorant les conditions de travail grâce au digital pour tous nous pourrons accentuer la baisse de l’absentéisme.
4) Quelles sont les autres actions mises en place pour réduire la fracture numérique ?
La tablette est désormais l’équipement de base sur lequel vont reposer les pratiques et les usages. Nous avons aussi acquis une nouvelle manière de penser le numérique : nous nous adaptons d’abord à la réalité du terrain.
Ainsi, en plus de l’outil RH, nous développons en ce moment des applications dédiées pour chaque métier des agents des lycées. L’objectif est à la fois de simplifier les process et de donner des conseils pour optimiser certaines tâches. La tablette permet aussi de faciliter le dialogue social. Elle nous a par exemple permis de maintenir les instances paritaires malgré la crise sanitaire.
La prochaine étape est le déploiement de Microsoft Teams pour les agents des lycées. Nous aurons ainsi la possibilité de faire facilement des réunions ensemble. Il n’y aura plus de différence de traitement par rapport aux agents du siège : ce projet a donc aussi une portée symbolique forte.
Notre volonté est véritablement de ne laisser personne au bord de la route. C’est aussi pour cela que chaque agent qui quitte la Région, lors d’un départ à la retraite par exemple, garde sa tablette. Les outils numériques sont désormais indispensables pour accéder à l’ensemble des services publics, et accompagner nos agents dans cette voie fait partie de notre responsabilité d’employeur.
5) D’autres projets d’intrapreneuriat sont-ils en cours à la Région Île-de-France ?
Fabienne Chol, Directrice Générale Adjointe aux Ressources Humaines de la Région, a créé un incubateur RH il y a un an et demi. C’est dans ce cadre qu’a été monté le projet d’application pour les agents des lycées.
Chaque intrapreneur bénéficie d’un parcours d’accompagnement, d’une boîte à outils et d’un accompagnant senior. La structure permet également de collaborer avec des développeurs et d’accéder à un process « fast-track » pour la validation par le Comité exécutif. La seule compétence nécessaire pour oser se lancer sur un projet est donc la connaissance du terrain !
Aujourd’hui, cet incubateur RH est prospère. Trois projets sont actuellement en cours, dans le domaine de l’écologie. Ils ont été identifiés suite à un concours interne qui a permis de faire émerger de nouvelles idées.
La Région souhaite véritablement que ses agents publics deviennent des entrepreneurs de l’action publique. C’est aussi une manière de faire confiance aux personnes et à leurs compétences, quel que soit leur niveau hiérarchique !
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