Si le plan de communication permet de définir les sujets à aborder au cours de l’année à venir, le calendrier éditorial en est la déclinaison pratique. Voici comment construire le vôtre.
Avec les périodes de télétravail massif de ces derniers mois, de nombreuses entreprises reconnaissent désormais l’importance de maintenir un lien de qualité avec leurs employés. La communication interne, qui permet à la fois d’informer les salariés et d’entretenir leur engagement, a su faire ses preuves.
Pour rester efficace, elle a besoin d’une organisation précise : les communicants savent qu’ils ne peuvent pas improviser leurs contenus. Il leur faut définir les sujets, les formats et les dates de publication des éléments qu’ils vont diffuser auprès des salariés.
En chaque début d’année, ils élaborent donc leur stratégie de communication, et la traduisent en un plan précis. Ils programment ensuite la diffusion des différents contenus : c’est le planning éditorial.
Pourquoi créer un calendrier éditorial global
Le calendrier éditorial est un document permettant de répartir les contenus prévus sur une période donnée. Au quotidien, un tel outil permet aux communicants de connaître les prochains thèmes à aborder, quand, et sous quel format.
Mais il offre aussi une vue d’ensemble de la communication sur l’année à venir. Il devient ainsi possible d’identifier plus facilement les périodes très chargées en publications, celles qui sont un peu vides, et de faire les ajustements nécessaires.
Les étapes de création du calendrier éditorial
Le calendrier éditorial se construit à partir des éléments issus du plan de communication interne. Cependant, il convient de procéder de façon méthodique pour construire un planning efficace. Voici la démarche que nous conseillons :
1) Commencez par les dates qui ne changeront plus
Certaines dates sont définies dès le début de l’année. Ce sont des jalons importants, autour desquels vous devrez articuler votre communication interne.
Commencez donc par noter les dates :
- des vacances scolaires (communes à tous vos employés), ainsi que les jours fériés
- de publication des résultats financiers (annuels et trimestriels) et du rapport annuel
- des événements de premier plan, comme l’Assemblée générale
Vous pourrez ainsi veiller à ne pas programmer d’autres contenus importants à ces dates. Cela vous permettra d’assurer une bonne visibilité à ces sujets.
2) Intégrez ensuite les grands jalons business
Les communicants relayent souvent en interne les principaux événements business de l’entreprise. Ils peuvent ainsi entretenir la fierté ou la motivation des salariés, renforcer la marque employeur…
Il s’agit par exemple :
- des conférences
- des salons professionnels de premier plan
- du lancement d’un nouveau produit
- de l’inauguration d’un site
Même si vous ne connaissez pas encore avec certitude les dates d’un événement, inscrivez-le tout de même dans le planning éditorial. Utilisez un code couleur pour vous rappeler le caractère provisoire de la date choisie. Cela vous permettra de ne pas oublier de préparer à l’avance les contenus nécessaires.
3) Indiquez les contenus récurrents dans le calendrier éditorial
En communication d’entreprise, il est important de créer des rendez-vous éditoriaux pour fidéliser une partie du lectorat interne. Ces jalons doivent, eux aussi, figurer dans le planning. Vous pourrez ainsi plus facilement articuler les autres contenus autour d’eux.
Indiquez donc :
- les dates d’envoi de la newsletter
- les dates de parution du journal interne
- mais aussi vos autres publications régulières, comme les podcasts internes ou encore les prises de parole de la direction
Si vous menez souvent des enquêtes internes, vous devriez aussi les intégrez à ce moment-là dans votre planning.
4) Ajoutez les contenus restants
Reprenez ensuite l’ensemble des thèmes prévus par votre plan de communication interne, et répartissez-les dans votre planning.
Pensez à noter, pour chaque contenu :
- la date à laquelle prendre contact avec les contributeurs
- le délai de validation qui sera nécessaire
- la deadline à laquelle le contenu doit être finalisé
Vérifiez que vous disposez bien de marges de manœuvres suffisantes. Des imprévus vont venir perturber votre planning, certains sujets vont prendre du retard… Vous devez être en mesure d’absorber ces modifications, sans pour autant décaler les autres publications prévues.
Le planning éditorial est un outil du quotidien, qui permet d’avoir une vue d’ensemble et de répartir au mieux la charge de travail. Il doit donc être le plus réaliste possible.
5) Partagez le calendrier éditorial avec l’ensemble des communicants internes
Le calendrier éditorial ne sera utile que si vous le partagez avec les autres communicants internes. Vous devriez d’ailleurs, pour aboutir à un planning optimal, l’élaborer de façon collaborative.
Si chacun sait à l’avance ce qu’il a à faire, tous pourront fonctionner de la manière la plus fluide possible. Cela facilite aussi, si besoin, l’entraide entre collègues lors de la gestion des urgences.
Outil d’organisation au quotidien, le planning éditorial est donc aussi la clé d’une communication interne fluide, efficace, et surtout cohérente à l’échelle de l’entreprise.
