Votre intranet est vieillissant, et il vous faut lancer un projet de modernisation de l’outil. Mais combien coûte la refonte d’un intranet ?
La refonte d’un intranet est un projet complexe. De nombreux paramètres se côtoient et impactent le prix… Ou plutôt, les prix : préparation, refonte en elle-même et vie de l’intranet sur le long terme sont autant d’aspects à prendre en compte dans le calcul budgétaire.
Les différentes facettes de la refonte d’un intranet
Le premier aspect à considérer est le nombre d’utilisateurs. Pour une PME ayant un intranet simple, comme un portail d’information, le prix de la refonte devrait être assez modéré.
À titre de comparaison, le site La Fabrique du net a recensé les coûts moyens de la création d’un intranet :
- solution clé en main pour un intranet de 200 utilisateurs : entre 5 000 € et 20 000 €
- solution sur-mesure pour ce même intranet : entre 30 000 € et 100 000 €
La fourchette de prix monte jusqu’à 200 000 € pour un intranet sur-mesure de plus de 200 utilisateurs. Si elle est profonde, la refonte de l’intranet peut coûter aussi cher, voire plus, que sa création.
Que prendre en compte dans le budget de la refonte d’un intranet ?
Les écarts de prix peuvent donc être très importants, même pour des intranets apparemment comparables. Tout dépend en fait de votre entreprise et de ses particularités. Le coût de la refonte d’un intranet va varier en fonction :
- de sa taille, mesurée selon le nombre d’utilisateurs
- de sa fonction : est-ce un site d’actualités ou un portail central d’accès aux différents outils de l’entreprise ?
- du nombre de langues
- des différents niveaux nécessaires, par exemple s’il y a une holding et des filiales avec plusieurs degrés d’informations
Au-delà de l’intranet lui-même, la façon dont le projet est construit joue aussi sur le budget. S’agit-il d’une amélioration de l’existant, ou d’une refonte complète ? Le nouvel intranet sera-t-il entièrement créé sur-mesure, ou s’agira-t-il d’une solution « clé en main » ?
La refonte, un projet à mener sur le long terme
Là encore, tout dépend de l’entreprise et de l’usage souhaité. La création sur-mesure fait grimper le budget, notamment avec le taux horaire des développeurs et des chefs de projet de l’agence choisie. Mais les options « clé en main » ne permettent pas le même niveau de personnalisation. D’une manière générale, les grandes entreprises ont des besoins trop complexes ou précis pour pouvoir se contenter d’une solution sur étagère.
D’autant plus que l’intranet doit durer plusieurs années pour que l’investissement soit rentable. Opter pour une solution moins chère, mais moins adaptée, pourra obliger l’entreprise à mener une nouvelle refonte à moyen terme. Le budget final, bien qu’étalé dans le temps, risque donc d’être bien plus élevé que prévu.
Préparer la refonte pour limiter les coûts
Afin de prévoir au mieux le budget nécessaire, il faut donc préparer soigneusement le projet de refonte. Cette étape vous permettra également d’élaborer un cahier des charges détaillé. Les prestataires sollicités pour un devis pourront alors vous faire une offre plus précise.
Les principaux aspects à définir sont donc :
- le ou les usage(s) voulu(s)
- la partie technique (nombre de langues, segmentation interne, fonctionnalités souhaitées du back-office, besoin ou non d’avoir un intranet responsive…)
- le niveau de sécurité nécessaire (en fonction des directives de la DSI)
- le couplage, ou non, avec l’application interne
Il faut également prévoir l’avenir. Si la refonte est bien menée, le nouvel intranet pourra durer plusieurs années. Néanmoins, vous pourrez avoir besoin d’ajouter, ou de supprimer, certaines fonctionnalités. Ce point doit également être prévu.
Une fois votre projet bien délimité, vous pouvez lancer votre appel d’offres auprès des prestataires. Agence de communication telle que Madmagz Com’in, freelances indépendants, solution de création d’intranet… De nombreuses possibilités s’offrent à vous.
Pensez également à établir une grille d’analyse pour évaluer les différentes propositions que vous allez recevoir. Chacune aura ses spécificités, il faut donc identifier les critères communs pour que la comparaison soit fiable.
Les coûts postérieurs à la refonte d’un intranet
Le prix de la refonte ne se limite pas au budget dédié pour le projet. D’autres coûts sont à prendre en compte.
Ainsi, une fois l’intranet mis en place, vous aurez à payer les frais de maintenance des serveurs. Ils peuvent être identiques à l’existant, mais si votre intranet se développe beaucoup au cours de la refonte, ils risquent d’être plus conséquents. Les autres postes de coûts concernent notamment :
- les mises à jour
- la prise en charge des problèmes techniques
- la formation des nouveaux utilisateurs
Certains prestataires vont inclure ces éléments dans leur offre, d’autres non. Attention donc sur ce point, la différence sur le long terme peut être de taille !
Entre coût du projet et gain de productivité
Enfin, la refonte de l’intranet va mobiliser une partie de vos équipes pendant une certaine durée. Là encore, c’est un coût, même s’il est indirect. Gestion de projet, recette, suivi des futurs ajustements, intégration de contenus, transfert de données depuis l’ancien intranet… Une refonte peut se révéler très chronophage. Donc mieux vous serez accompagnés, plus le projet sera fluide.
Et n’oubliez pas l’essentiel : un intranet moderne et fonctionnel fera gagner du temps à l’ensemble de vos employés. Ce gain en productivité, s’il n’est pas précisément chiffrable, ne peut que vous inciter à sauter le pas et à entamer la refonte de votre intranet !
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