Élément-clé de l’entreprise, le manager est par essence communicant. Ou en tous cas, il devrait l’être. Voici comment aider vos managers à mieux communiquer.
Le manager est un communicant bien particulier. Il échange constamment avec ses équipes, relaye les principaux messages de la communication interne… Pour autant, il n’est pas systématiquement équipé pour cet aspect de sa mission.
C’est donc à l’entreprise de lui donner les outils nécessaires.
Le manager, un communicant essentiel
Le manager est un élément clé de la communication interne. En effet, outre ses échanges quotidiens avec ses collègues, il a aussi pour tâche de :
- relayer les informations principales à ses équipes, surtout si elles ne sont pas connectées
- apporter des explications et des réponses concernant les objectifs et la stratégie de l’entreprise
- assurer la cohésion et l’efficacité de son équipe
- remonter à son propre manager les problématiques émanant du terrain
Ces différents aspects nécessitent de maîtriser plusieurs facettes de la communication. Échanges interpersonnels dans des contextes variés, communication corporate, synthèse et transmission d’informations… Le manager est souvent le vecteur de messages dont il n’est pas à l’origine. C’est cependant à lui de les transmettre de la meilleure manière possible, même s’il n’est pas forcément d’accord avec le contenu.
Des outils de communication au service des managers
Pour l’entreprise, il s’agit donc de donner des outils concrets aux managers. Le site Ragan propose pour cela 5 axes à suivre :
- la formation : former les managers à la communication leur permet de prendre conscience que la forme d’un message est tout aussi importante que le fond
- la réalisation de boîtes à outil : pour les thématiques principales, les managers disposent ainsi d’éléments de langage précis et synthétiques. Ces « toolkits » devraient aussi préciser la personne à contacter pour poser les éventuelles questions complémentaires
- l’édition d’un guide pour les entretiens individuels : trame, rappel des objectifs et conseils précis permettront d’en faire un rendez-vous RH et de communication efficace
- la diffusion d’une newsletter dédiée : elle permet d’envoyer des actualités RH, des articles sur la stratégie de l’entreprise et des conseils pratiques directement aux managers
- la construction d’un portail interne pour les managers : cet espace regroupe alors tous les outils et éléments dont ils ont besoin
Un état d’esprit à instaurer parmi les managers
Mais les outils ne sont qu’une étape. Les managers doivent aussi être conscients des enjeux, du fait par exemple qu’une remarque qu’ils pensaient anodine peut amener un collaborateur à changer d’attitude.
Il faut donc les conseiller et les encourager pour les amener à devenir de bons communicants. Pour y parvenir, nous vous proposons 5 conseils à destination des managers.
1) Mettre l’humain au centre
Les managers ont un rôle fixé par l’entreprise : gérer leur équipe et faire en sorte qu’elle atteigne bien ses objectifs. Mais ils doivent aussi s’assurer de la bonne santé des différents membres de cette équipe. Ils sont l’interlocuteur privilégié de leurs collègues. Ils doivent donc être attentifs à garder une posture bienveillante et à l’écoute. Pour cela, l’empathie et la capacité à comprendre le point de vue de l’autre sont essentielles.
2) Encourager la transparence
Les managers sont forcément confrontés à de nombreuses questions de la part de leurs collègues, et ils n’ont pas toujours les réponses. Ils doivent être capables de dire qu’ils ne savent pas… Mais aussi de délivrer, parfois, une réponse qui ne va pas plaire. Pour instaurer, et conserver, un climat de confiance, une communication transparente est indispensable.
3) Permettre le dialogue et les échanges d’idées
Un bon communicant sait aussi écouter. Chaque manager devrait encourager les membres de son équipe à s’exprimer. Tous ont probablement de bonnes idées ou des suggestions pour améliorer l’existant ou innover. Favoriser le dialogue, c’est aussi favoriser l’engagement des employés et éviter de causer de la frustration.
4) Inciter les managers à communiquer entre eux
Si vous mettez en place un portail interne pour les managers, ajoutez-y un espace de dialogue. Ils pourront ainsi partager leurs problématiques et bénéficier des retours d’expérience de leurs pairs. Même s’ils évoluent dans des branches différentes, et gèrent des équipes variées, ils rencontrent probablement des situations similaires. Et ils partagent tous les mêmes valeurs d’entreprise !
5) Participer à l’évolution de la fonction managériale
L’entreprise est en train de changer, et avec elle la place des managers. Ils sont aussi, en parallèle, les relais de ce changement. S’ils sont encouragés à discuter de ces évolutions avec leurs équipes, tous pourront participer à la définition de l’entreprise de demain. Le manager qui saura exposer les raisons et les objectifs des changements en cours, tout en incitant ses collègues à y contribuer, réussira bien au-delà de son rôle de communicant !
