Dans le contexte de la crise sanitaire actuelle, nous vous proposons de partager bonnes pratiques et retours d’expérience. Sixième témoignage : Vivendi.
Vivendi est un groupe spécialisé dans les contenus, les médias et le divertissement qui compte près de 45 000 collaborateurs dans le monde. Ses principales entités évoluent dans la musique (Universal Music Group), la télévision/les films/séries (Canal+), la communication (Havas), l’édition (Editis), les jeux vidéo (Gameloft), le spectacle vivant (Vivendi Village) et l’hébergement de vidéos en ligne (Dailymotion). Présent dans des industries culturelles inégalement touchées, le groupe a dû adapter son organisation du travail pour poursuivre au maximum ses activités pendant la crise sanitaire.
Frédéric Vallois, Directeur de la communication interne et éditoriale, revient sur les principaux dispositifs mise en place par le groupe depuis le début du confinement.
Face à l’épidémie de Coronavirus, quelles mesures ont été prises en interne chez Vivendi ?
Il faut tout d’abord savoir qu’il y a deux niveaux « d’interne » chez Vivendi : le siège parisien, qui compte 300 personnes environ, et les différentes entités composant le groupe, qui emploient au total près de 45 000 personnes aux quatre coins du globe.
Au siège, la quasi-totalité des effectifs est passée en télétravail. Cela étant, le siège est resté ouvert et un service minimum présentiel a été assuré, notamment pour les fonctions critiques. Toutes les mesures prises veillent à garantir la sécurité des collaborateurs tout en maintenant la continuité de l’activité.
De leur côté, les entités du groupe ont pris (et communiqué) les mesures qu’elles estimaient nécessaires en fonction de leurs secteurs et de leurs géographies respectives. Certaines ont pu poursuivre leurs activités en télétravaillant ; d’autres ont été davantage touchées par la crise sanitaire, notamment dans la communication événementielle, le livre ou le spectacle vivant.
Les mesures mises en place vous permettent-elles de poursuivre les différents projets en cette période de confinement ?
Globalement, oui. Tout dépend en réalité du service dans lequel vous travaillez.
Prenons l’exemple de la Direction de la communication. Une grande partie de notre activité est compatible avec le travail à distance. Cela nous a permis de poursuivre un certain nombre d’actions engagées avant le confinement et de mener à bien des projets pendant le confinement. Nous avons même réussi à préparer et tenir notre Assemblée générale le 20 avril dernier. Une première dans un format entièrement numérique !
En revanche, tous les projets événementiels, internes comme externes, se sont arrêtés net du jour au lendemain mi-mars. Par ailleurs, certains chantiers faisant appel à des acteurs tiers (agences, prestataires, fournisseurs…) prennent du retard car il est plus difficile de se coordonner.
Comment s’organise le télétravail au siège chez Vivendi ? Quels outils utilisez-vous pour le faciliter ?
Le télétravail, très limité au siège avant la crise, a été adopté de manière relativement fluide. Tous les managers ont joué le jeu avec leurs équipes. Même les plus réticents se sont rendus compte que de nombreuses tâches pouvaient être accomplies à distance. Leur rôle est crucial dans la continuité de l’activité et le maintien du lien social.
Il en va de même pour les outils. Le confinement est intervenu à un moment où le basculement de nos réseaux numériques collaboratifs vers Teams était en cours. Ce travail à distance forcé a accéléré la prise en main de Teams mieux que ne l’aurait fait n’importe quel plan de communication interne ! Au bout de quelques semaines, les salariés en maîtrisent déjà les principales fonctionnalités.
Outre Teams, il nous arrive d’utiliser Zoom, même si cet outil ne garantit pas le même niveau de sécurité et confidentialité.
Quel rôle joue la communication interne de Vivendi dans ce contexte particulier ?
La communication interne occupe évidemment une place importante, au même titre que les fonctions naturellement riches en « lien humain » (RH, DSI, services généraux…). Sous l’autorité du Directoire, une cellule de crise rassemblant toutes ces fonctions a été constituée au siège pour rassurer et accompagner au mieux les collaborateurs dans cette période compliquée.
Assez rapidement s’est posée la question du rythme de communication interne. Surcommuniquer, au risque d’ajouter de l’angoisse à l’angoisse ? Communiquer à l’économie, au risque de donner aux salariés l’impression qu’on les abandonnait ? Le choix d’une communication régulière (une fois par semaine en moyenne) s’est finalement imposé, en grande partie calqué sur le rythme des annonces gouvernementales.
Notre communication interne ne s’est pas limitée au siège. Notre Direction générale a également fait parvenir des messages « groupe », qui avaient pour but de remercier l’engagement des 45 000 collaborateurs dans cette situation difficile et plus globalement de maintenir ce fil d’appartenance commun par-delà les entités. Autant la communication interne siège a un rôle très pratique, autant la communication interne groupe a une visée plus stratégique.
Quelles formes prend la communication interne pendant le confinement ?
Malgré ses défauts, le mail reste notre canal de communication interne privilégié. Pour être certains de bien toucher les 300 collaborateurs du siège, nous avons aussi eu recours -notamment au début du confinement- aux messages par sms. Certaines de nos entités utilisent aussi le format vidéo pour incarner davantage leurs messages.
En parallèle, nos autres supports de communication interne (Intranet, newsletters…), à destination du siège comme des entités, continuent à fonctionner et constituent bien souvent des prolongements d’information/d’interaction utiles. C’est notamment via ces canaux qu’on sollicite les collaborateurs (se prendre en photo pendant le confinement, montrer le livre qu’on est en train de lire…) pour préserver un lien social. Certaines entités ont même mis en place des programmes ad hoc pour favoriser le bien-être de leurs salariés à distance. Le numérique est un palliatif imparfait mais utile à l’absence de contact physique.
Comment s’est organisée la communication de crise ?
Un plan de continuité d’activité (PCA) du siège mené par nos équipes de l’Audit était déjà dans les tuyaux au moment où la crise est survenue. Sa mise en œuvre s’en est donc trouvée précipitée mais les bases étaient posées. La cellule de crise qui a été constituée spécialement pour le Coronavirus en est directement inspirée. Les premières pistes que contenait le PCA pour la communication interne ont été reprises.
À votre avis, tous ces changements vont-ils avoir un impact durable sur le fonctionnement des entreprises ?
Un « Big Bang » post-Coronavirus, comme on le lit parfois, me paraît peu probable. Il est certain en revanche que cette crise aura des effets sur l’organisation et la conception du travail dans les entreprises.
Sur notre organisation du travail, tout d’abord. Le confinement a globalement démontré la fiabilité du télétravail, même si sa généralisation n’est pas sans poser problème. Dans le « monde d’après », nous serons donc sûrement amenés à interroger la pertinence du modèle présentiel et imaginer de nouveaux équilibres tenant compte de cette nouvelle donne.
Notre conception du travail, ensuite. Cette période inédite pousse, plus qu’en temps normal, à s’interroger sur la mission de son entreprise et sa contribution à la société. Par exemple, le passage en clair du groupe Canal + fin mars a été l’une des initiatives solidaires les plus appréciées des Français. Cela ne peut que rejaillir sur les collaborateurs et sur le sens qu’ils donnent à leur travail.
Chez Vivendi plus globalement, nous sommes collectivement fiers de proposer chaque jour à des millions de personnes l’occasion de s’évader d’un contexte pesant, en écoutant de la musique, en regardant des séries, en lisant des livres ou jouant à des jeux vidéo. Cultiver et divertir sont des missions nobles. Nous le savions déjà mais nous le savons encore plus aujourd’hui !
D’autres témoignages seront ajoutés régulièrement sur notre site. Vous pouvez également retrouver notre série d’articles dédiés pour vous accompagner tout au long de cette période.
