Vous n’en avez pas marre que vos collaborateurs ignorent allègrement vos e-mails ? Voici 10 conseils proposés par Ragan et PoliteMail pour remédier à la situation !
1. Envoyez votre message le bon jour, à la bonne heure
L’avantage de l’email, c’est que vous pouvez les envoyer quand vous voulez. Néanmoins, ce que est arrangeant pour vous ne l’est pas forcément pour vos employés. Un conseil : évitez le vendredi !
2. Variez l’adresse de l’expéditeur
Utilisez différentes boîtes mail d’expédition en fonction du contenu. C’est le meilleur moyen de ne pas être « blacklisté ». Les e-mails provenant de « la paie », de « l’épargne retraite » ou des « avantages mutuelle » ont bien plus de chance d’être ouverts.
3. Choisissez des objets d’email courts et attrayants
Chez Deloitte par exemple, les communicants ne dépassent pas les 50 caractères dans l’objet de leurs e-mails. Autre conseil : évitez les objets informatifs de type « la newsletter du mois » et privilégiez le teasing.
4. Réduisez le nombre de mots
Un court e-mail format « carte postale » (« e-mail popcorn »), avec un paragraphe d’information, aura bien plus d’impact qu’une longue newsletter. Gardez vos longs articles pour l’Intranet !
5. Limitez la longueur de vos lignes
La longueur idéale pour une ligne au sein d’un paragraphe est de 50 à 75 caractères, selon Christian Holst du Baymard Institute.
6. Utilisez les images intelligemment
Les gens « lisent » une image plus vite que des mots. L’image donne de l’intérêt et de l’émotion à votre message. Elle doit apparaître dès l’ouverture de l’e-mail. Tip : évitez par ailleurs de mettre votre texte au format image, sinon quoi la recherche par mot-clé ne sera pas possible.
7. Laissez tomber les bannières
Le branding et les bannières ne sont pas toujours nécessaires, surtout en communication interne. Ils peuvent même s’avérer contre-productifs.
8. Découpez votre message en blocs « digestes »
Le lecteur ne lit pas sur support numérique comme sur papier. Il scanne l’e-mail. Le format est donc important. Conseil : utilisez les paragraphes, titres, intertitres, couleurs, etc.
9. Faites le Test de lisibilité de Flesch
Le Test de lisibilité de Flesch permet de mesurer la taille des phrases et le nombre de syllabes par mot. Selon les études, une moyenne de huit mots par phrase garantit une compréhension maximale. « Quatorze mots, ça reste une bonne moyenne », selon Ann Wylie de Wylie Communications.
10. Segmentez et mesurez votre audience
Les gens accordent une certaine importance à l’aspect communautaire : situation géographique, manager, département, fonction, service, entreprise… Créez plusieurs listes de diffusion et adaptez vos messages en fonction. Pensez également à consulter les taux d’ouverture et de clics. C’est le meilleur moyen de progresser.
Ces conseils sont tirés d’un document réalisé par PoliteMail et Ragan et téléchargeable sur le site de Ragan.
