Créer une newsletter interne peut paraitre simple mais souvent l’exercice peut devenir périlleux. Comment faire en sorte que vos newsletters internes n’aillent pas directement dans la corbeille ? Comment inciter vos collaborateurs à les ouvrir et, soyons fous, à les lire ? Quelques conseils précieux de webmarketing qui fonctionneront très bien pour vos communications internes
1. Usez de votre créativité dès l’objet de l’e-mail
Pour évaluer l’efficacité d’une newsletter interne, encore faut-il déjà que vos collaborateurs l’aient ouverte ! Le taux d’ouverture de votre communication dépendra du degré de créativité que vous aurez investi dans l’objet de l’e-mail. Ce n’est pas parce qu’il s’agit d’une publication interne qu’elle doit être sérieuse et ennuyeuse. Le collaborateur a aussi envie d’être surpris. Pour créer une newsletter interne pertinente on vous conseille également de varier l’objet en fonction de la cible et pourquoi pas de tenter des objets différents afin de tester leur efficacité. Voici quelques astuces :
- mettre en objet, le titre de l’article le plus susceptible d’être lu : l’interview d’un des collaborateurs, le lauréat d’un concours, le vainqueur d’un social game d’entreprise, etc.
- faire court, simple et précis
- poser une question : Pourquoi, comment…
- mentionner des chiffres : « 3 conseils pour… »
- créer un sentiment d’urgence… sans dire le mot « urgent » ! Exemple : « J-15 avant… »Plus que X jours pour vous inscrire… »
- éviter les points d’exclamation
- tester les titres génériques du type « la newsletter du mois » : contrairement à ce que l’on pourrait penser, les titres génériques ou descriptifs n’affichent pas forcément les plus faibles taux d’ouverture. Au contraire, ils donnent une impression plus sérieuse et ne s’apparentent pas à de la publicité. Lisez cet article intéressant publié sur le blog de Mailchimp.
- être intriguant : « vous n’auriez jamais dû…. «
NB : Une bonne pratique consiste également à envoyer la même newsletter à quelques jours d’écart avec des objets différents. Testez et vous serez très surpris du résultat !
2. Variez l’adresse de l’expéditeur
Dans la série des bonnes pratiques, Ragan et Politemail vous conseillent dans cet article d’envoyer vos newsletters depuis différentes boîtes mail d’expédition en fonction du contenu et de la cible. C’est le meilleur moyen de ne pas être « blacklisté ». Vous pouvez également conserver la même boîte mail d’expédition mais changer le nom de l’expéditeur. « Stéphanie » aura peut-être plus de succès que « Le service communication ».
3. Ne publiez que du contenu à valeur ajoutée
Difficile de vous aiguiller sur le contenu que vous devez rédiger dans vos newsletters. Par définition, vos newsletters existent parce qu’elles répondent à un vrai besoin et parce qu’il y a matière à communiquer ! Si votre newsletter interne fait office de journal interne, alors rendez-vous ici pour quelques idées.
4. Soyez visuel, structuré et concis
Première règle : toujours un visuel en tête ! Vous n’avez jamais entendu le fameux adage « Une image vaut 1000 mots » ? Vous n’êtes toujours pas convaincu ? Selon cette infographie de Brandwagon, les sites web qui utilisent des contenus visuels par rapport à ceux qui n’utilisent que du texte comptent 84% plus de vues et 94% plus de clics.
Deuxième règle : optez pour une structure simple et claire. Si vous avez peu de contenu, le contenu linéaire (liste) fera l’affaire. En revanche, si vous avez des sujets nombreux et différents, optimisez l’espace et privilégiez une mise en page variée et structurée.
Troisième règle : allez à l’essentiel ! Certes les collaborateurs sont habitués à utiliser la molette de leur souris pour faire défiler l’écran (« scroll down ») mais n’en abusons pas. Une newsletter ne doit pas se déployer à l’infini. Elle fait office de teasing, avec une succession bien agencée d’accroches renvoyant vers d’autres contenus. La newsletter est en effet la porte d’entrée à un contenu plus approfondi sur d’autres supports : journal interne, Intranet, RSE, site Internet, Web TV, etc. Si vous ne disposez pas d’autres plateformes de contenu digitales , ce n’est pas une raison pour une newsletter à rallonge. Songez dans ce cas à lancer un journal interne.
5. Fréquence
La fréquence que vous choisirez pour votre newsletter dépend du degré d’infobésité dans votre entreprise, de votre écosystème de communication interne, et de l’objectif-même de votre newsletter et de son contenu. Vous pouvez opter pour une fréquence hebdomadaire, mensuelle ou encore trimestrielle… Le bon sens vous dira si la fréquence est trop élevée ou trop faible. Une fréquence mensuelle ne paraît pas abusive du moment que le contenu le justifie et que le collaborateur n’est pas abreuvé d’autres communications venant du RSE, de l’Intranet, de la plateforme WEB TV, de son application mobile interne, etc.
Vous vous en doutez, envoyer trop de newsletters risque d’avoir l’effet inverse de celui escompté à savoir fatiguer votre base de lecteurs et à l’inverse, des newsletters trop rares ne permettront peut-être pas de répondre à la demande et au besoin d’informations des collaborateurs.
Pour une créer une newsletter interne efficace, la règle à respecter c’est celle de la régularité ! Surtout si la newsletter fait office de journal interne. Sans pour autant tomber dans l’excès, bien sûr. Accordez-vous une certaine flexibilité. Attendez d’avoir le contenu nécessaire et de qualité avant de vous adresser aux collaborateurs qui, rappelons-le, sont sollicités en interne mais aussi en externe, que ce soit au niveau professionnel ou personnel !
6. Date d’envoi : évitez le vendredi !
Cela va sans dire, mais il faut bien sûr éviter d’envoyer vos newsletters en fin de journée (après 18h00) ou en dehors des heures de travail des collaborateurs. Si vous avez finalisé votre communication un peu tard et que vous voulez être sûre de ne pas oublier de l’envoyer, n’hésitez pas à utiliser la fonction de planification d’envoi dont la plupart des outils d’envoi de newsletters dispose. Evitez également le dernier jour de la semaine, sans compter que de plus en plus d’entreprises ont adopté le « no-email friday », à l’instar d’Intel et Deloitte & Touche.
7. Soyez dynamique !
Le secret pour créer une newsletter interne efficace ? Pourquoi vous contenter d’un contenu texte ou image alors que vous pourriez intégrer de la vidéo, du son, des GIF, des présentations ? CQFD !
8. Multipliez les possibilités de diffusion & de partage
L’information que vous publiez dans vos newsletters n’est pas toujours confidentielle et gagne même parfois à être mis en visibilité au sein de l’entreprise mais également à l’extérieur. Pensez notamment à des interviews de collaborateurs ou encore à des reportages au cœur de vos usines ou de vos filiales. Des boutons de partage par mail ou vers des réseaux sociaux comme Twitter, Facebook ou Linkedin sont alors les bienvenus.
De même, parallèlement à vos diffusions par mail, pensez à proposer vos newsletters en téléchargement sur votre Intranet ou votre RSE.
9. Mesurez l’efficacité de vos newsletters
Last but not least, surveillez de près les metrics de vos newsletters ? Qui a ouvert ? Qui a cliqué ? C’est le meilleur moyen d’évaluer l’efficacité de vos newsletters et de réorienter votre contenu en fonction.
