Pour entretenir l’intérêt des salariés, les communicants internes sont en recherche constante de nouveautés. Nous vous proposons aujourd’hui un focus sur un canal de communication parfois méconnu : la signature mail.
Le principe de la signature mail est simple. Il s’agit d’ajouter, en-dessous du nom et des coordonnées de l’expéditeur, une petite bannière contenant un message. Le plus souvent, c’est un visuel cliquable qui renvoie vers une page plus détaillée. Voici quelques exemples d’application.
7 idées pour faire de la signature mail un véritable canal de communication interne
1) Relayer une information majeure grâce à la signature mail
Tous les salariés n’ont pas le même rapport à la communication interne, et certains sont donc mieux informés que d’autres. Mais, pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise et le maintien de la cohésion en interne, il est important que tous connaissent les principales actualités.
Utiliser la signature mail permet de donner un degré de visibilité supplémentaire à ces contenus. Vous devriez donc relayer de cette manière les actualités telles que :
- la publication des résultats financiers
- l’atteinte d’un objectif RSE ou RH
- la sortie d’un nouveau produit-phare
- ou, dans le cadre d’une fusion ou d’une acquisition, la publication du mini-site ou de la page donnant toutes les informations utiles sur l’opération à venir
2) Inciter à participer à une enquête en cours
Vous avez créé une enquête interne et diffusé des contenus incitant les salariés à y participer. Mais certains se disent probablement qu’ils y répondront plus tard, puis oublient de le faire.
La signature mail peut alors agir comme un rappel, efficace sans être intrusif. Veillez à ce que le visuel utilisé donne la date de fin et contienne un lien direct vers le sondage lui-même.
3) Faire un focus sur une date importante
La signature mail permet aussi de souligner les grands jalons dans l’histoire de l’entreprise. Si vous publiez une série de contenus et d’événements spécifiques pour le centenaire de votre entreprise, ou les 20 ans de votre produit-phare, par exemple, faites-en la promotion via cet outil.
Ainsi, même les salariés qui ne consultent pas souvent les médias internes seront au courant de cet anniversaire.
4) Annoncer une nouveauté en communication interne
La refonte de l’intranet, la parution du dernier numéro du magazine interne, le déploiement d’un nouveau média d’entreprise font généralement l’objet de campagnes de communication dédiées. Pourtant, ce ne sont pas toujours ces contenus que les salariés vont lire le plus.
En revanche, la plupart vont ouvrir vos mails. Ajouter une bannière cliquable incitant à aller découvrir le nouvel intranet, par exemple, permet d’offrir une plus grande visibilité à ce média.
Pensez à analyser les statistiques de l’outil concerné avant et après sa promotion dans les signatures mail. Vous mesurerez ainsi l’impact et la pertinence de cette mise en avant.
5) Transformer la signature mail en un rappel des grands événements à venir
Vous pouvez aussi utiliser la signature mail comme un reminder avant les prochains événements. Attention cependant à ne promouvoir que les manifestations qui concernent l’ensemble des salariés.
Il peut s’agir par exemple de :
- l’approche d’un grand salon professionnel
- l’inscription pour participer au séminaire annuel
- la campagne des entretiens individuels
Pensez bien à supprimer ou modifier la signature mail dès la fin de l’événement !
6) Promouvoir les actions ponctuelles
La signature mail peut servir, plus simplement, à encourager une ambiance conviviale au bureau. Vous pouvez, par exemple, créer des bannières relayant :
- le calendrier de l’Avent digital
- la parution du template de la carte de vœux
- les différentes animations saisonnières organisées
Il est aussi possible de relayer certaines campagnes de communication interne via la signature mail, par exemple celles concernant la sécurité ou la compliance.
7) Faciliter l’accès à différents outils internes
Enfin, en l’absence d’actualité pressante ou de campagne de communication en cours, la signature mail permet également de donner de la visibilité à certains outils pérennes.
Quelques collaborateurs découvriront peut-être par ce biais la plateforme de mobilité interne ou le site dédié à la formation en e-learning, par exemple !
La signature mail, un outil à utiliser à bon escient
Canal de communication à la fois visible et discret, la signature mail relaye efficacement certaines informations déjà publiées sur d’autres canaux de communication. Pour que son utilisation reste pertinente, il convient cependant de respecter certaines règles.
Ainsi, vous devriez créer un visuel dédié pour chaque nouveau sujet. Cette mini-bannière doit être courte, bien lisible et, dans l’idéal, cliquable. Assurez-vous aussi qu’elle sera utilisée par l’ensemble des communicants internes, voire par les autres fonctions support et par les managers. Faute de quoi, elle ne sera pas diffusée à une échelle suffisamment large pour être efficace.
Enfin, prévoyez aussi de garder des périodes où les signatures mail resteront « classiques ». Ainsi, lorsque vous mettrez à nouveau une mini-bannière, le regard des collaborateurs sera plus facilement attiré vers cet élément et les informations qu’il contient.
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