Pour vous accompagner dans l’évolution de l’événementiel, nous vous proposons 7 bonnes pratiques pour votre événement digital.
Vouloir offrir une expérience partagée à des employés seuls devant leur écran peut sembler paradoxal. Les événements digitaux ouvrent pourtant un nouveau champ des possibles. Ils permettent par exemple de diminuer les coûts logistiques et l’empreinte carbone, mais aussi de s’affranchir des contraintes de place.
Ils annoncent également, sans doute, le visage de l’événementiel de demain. Des rendez-vous hybrides, qui bénéficieront à la fois des avantages du présentiel et des outils digitaux.
Il est donc important d’adopter dès aujourd’hui de bonnes pratiques pour votre événement digital interne, afin de convaincre les salariés qui y participent… Et de maintenir leur engagement et leur motivation pendant ces longs mois de télétravail.
Les 7 bonnes pratiques à adopter pour votre événement digital interne
1) Organiser l’événement digital dans un but précis
Ce point était bien sûr déjà valable pour les rendez-vous physiques. Mais avec le digital, il prend une importance toute nouvelle. Comme les participants sont seuls chez eux, tout l’enjeu consiste à capter, et à garder, leur attention.
En présentiel, il y a toujours la possibilité de faire des rencontres inattendues, de découvrir un nouveau lieu… Ou simplement de profiter du buffet. Autant d’aspects qui disparaissent avec le digital. Tout repose sur les contenus et les surprises préparées par les organisateurs.
Il faut donc que l’événement réponde à un objectif bien défini, et qui apporte quelque chose aux salariés. Cela vous aidera aussi à préparer des contenus toujours plus pertinents.
2) Ne pas chercher à reproduire les codes des événements physiques
Vous aviez l’habitude d’organiser le séminaire annuel selon une formule pérenne ? Il est peu probable qu’elle puisse parfaitement s’adapter au digital. Alors plutôt que d’essayer d’ajuster les différentes facettes de votre événement habituel aux contraintes numériques, mieux vaut repartir d’une page blanche.
Remettez-vous les objectifs en tête, identifiez la cible, et à partir de là construisez une expérience inédite. Formats des contenus, durée, personnalisation… Tout peut être repensé et réinventé.
En parallèle, gardez en tête que le vécu des salariés sera aussi très différent. Pas de transport pour arriver sur place, la possibilité de quitter discrètement la conférence si l’on s’y ennuie… Autant d’aspects à prendre en compte dans l’élaboration de votre rendez-vous virtuel.
3) L’éditorialisation, l’une des bonnes pratiques incontournables de l’événement digital
Éditorialiser les contenus est justement une bonne manière de conserver dans la durée l’attention des participants. Cela permet d’éviter que l’événement ne soit qu’une longue visioconférence.
Il faut donc porter une attention particulière à la qualité et à la pertinence des contenus, et les organiser selon un scénario précis. Plus encore que pour un rendez-vous physique, il est essentiel de briefer les intervenants sur ce point, voire de valider au préalable l’ensemble des prises de paroles (y compris celles des dirigeants).
Éditorialiser les contenus signifie aussi répartir les sujets selon les formats les plus appropriés. En parallèle, anticipez leur diffusion et leur disponibilité pendant et après le jour J.
4) Trouver le rythme adéquat pour votre événement digital interne
Avec un public à distance, le rythme des interventions ne peut pas être le même qu’en présentiel. Les salariés auront plus de mal à rester concentrés, surtout s’ils doivent passer plusieurs heures devant leur écran.
Il convient donc de réduire la durée de chaque prise de parole, voire d’y inclure des quizz ou des sondages en direct. Prévoyez également des pauses assez régulières, et plus nombreuses qu’en présentiel. L’alternance des formats permet aussi de créer une certaine dynamique.
5) S’appuyer sur les différents formats permis par le digital
Un événement digital interne peut s’articuler autour de conférences, mais aussi de vidéos, de podcasts, d’interviews en direct, de quizz, de serious games… Le tout dans un environnement plus ou moins immersif, selon l’objectif défini (et votre budget). Jouer sur ces différents formats pour diffuser les contenus contribue alors à créer une ambiance conviviale.
C’est d’autant plus vrai si vous laissez la part belle aux outils interactifs, afin d’impliquer encore plus votre public interne. Pensez aussi à intégrer des moments de networking. Vous pouvez par exemple réunir des petits groupes de salariés dans des salles virtuelles.
6) Bien choisir les intervenants
Selon la structure de votre événement, plusieurs personnes seront amenées à prendre la parole. Vous pouvez même opter pour un animateur qui fera le lien entre les différents moments… Et aidera à créer l’ambiance recherchée.
Mais ces intervenants seront sans doute, eux aussi, seuls devant leur caméra. L’exercice sera donc bien différent d’une prise de parole en public sur une scène. Ils devront s’exprimer de façon claire, bien sûr, tout en ayant conscience des contraintes particulières liées au rythme.
Il convient donc de les préparer en amont, de leur donner quelques conseils pour leur faciliter la tâche. Prévoyez aussi une répétition pour qu’ils aient les bons réflexes le jour J.
7) Analyser la performance pour préparer le prochain événement digital interne
Ce point est désormais un incontournable en communication interne : mesurer la performance. Cherchez à connaître le nombre de pages vues, le taux de participation aux moments interactifs, le ressenti global… Et analysez ces données pour savoir si vous avez atteint votre but.
En parallèle, demandez des feedbacks à la fois aux salariés, aux intervenants et aux membres de l’équipe organisatrice. En combinant ces données qualitatives aux chiffres recueillis, vous disposerez des clés nécessaires pour améliorer votre prochain rendez-vous interne.
