Plus une entreprise est grande, plus il est difficile de concevoir un plan de communication proche de la réalité de ses collaborateurs… surtout lorsque les équipes de communication sont dispersées sur plusieurs sites, voire dans plusieurs pays. Or, si le travail du communicant interne est d’adresser des messages à des populations locales, la dispersion de la communication peut handicaper la mise en place d’une stratégie cohérente et la diffusion de messages harmonisés. La solution ? Créer un réseau de communicants internes qui échangeront sur les problématiques des différentes zones, et feront de leur dispersion une force, pour une meilleure diffusion de l’information et une meilleure remontée des sujets de terrain.
Retenons les 7 conseils donnés sur le site de Gartner pour créer un réseau de communicants internes efficace au sein d’un groupe international :
1- Désignez des ambassadeurs
Parmi tous les communicants internes ou RH de votre entreprise dans le monde, identifiez ceux dont la mission serait d’aller sur le terrain pour échanger avec les équipes. Cela permettra de :
- Favoriser la communication au niveau local
- Diffuser l’information auprès de petits groupes pour une meilleure compréhension et une meilleure adhésion aux messages
- Faire remonter à l’équipe communication ce qui fonctionne et ne fonctionne pas localement, ainsi que les besoins des différents groupes
2- Prévoyez des réunions tous les mois
Une fois que vous avez identifié vos ambassadeurs au sein de l’équipe communication, organisez des réunions mensuelles (virtuelles ou en présentiel) pour assurer une remontée de l’information fluide.
3- Pensez « collaboration »
Demandez à vos ambassadeurs sur le terrain ce qui les aiderait, et expliquez-leur en retour ce que vous attendez d’eux pour piloter la communication interne globale.
4- Préparez les informations à diffuser
- Les messages clés à communiquer au niveau global et au niveau local (utilisez par exemple un calendrier éditorial partagé)
- Les best practices (par exemple avec un thème par mois)
- Portez attention aux messages qui suscitent facilement l’adhésion, et à ceux qui au contraire ne sont pas bien compris. Analysez ces messages et identifiez là où ils sont moins bien compris, afin de déterminer les besoins des communicants locaux et prévoir des ressources, des formations, etc.
5- Organisez un séminaire
L’occasion de se rencontrer, de partager les bonnes pratiques, mais aussi de mettre en place des formations en groupes pour tous les membres de votre réseau de communicants internes.
6- Mettez en place un espace digital collaboratif
Un espace pour partager des idées, des bonnes pratiques, poser des questions, etc. Un groupe sur un réseau social d’entreprise peut-être suffisant ! Encouragez tous les communicants à renseigner leur profil au maximum afin qu’ils puissent se poser des questions les uns aux autres et identifier les personnes les plus aptes à répondre.
