Dans cette rubrique du blog, nous rencontrons des professionnels de la communication interne. L’objectif : partager leurs bonnes pratiques et leur vision pour le futur. Aujourd’hui, rencontre avec Marine de Montalivet, Directrice de la Communication de la Fédération nationale des Ogec.
La Fédération des Ogec est un réseau associatif qui gère les établissements scolaires catholiques. Il se compose d’une fédération nationale et de fédérations régionales et départementales, qui fédèrent elles-mêmes des Ogec, ou Organismes de gestion de l’Enseignement catholique (soit les représentations juridiques des établissements scolaires).
« Nous nous assurons que nos deux millions d’élèves soient accueillis dans les meilleures conditions possibles, tout en respectant les contraintes environnementales et les différentes règlementations » explique Marine de Montalivet.
La Fédération nationale des Ogec gère plus de 30 000 bénévoles et plus de 80 000 salariés. Ils représentent tout le personnel, hors enseignants, des établissements scolaires catholiques.
Marine de Montalivet, comment fonctionne la communication interne de la Fédération nationale des Ogec ?
Au niveau national, notre mission est de représenter, d’accompagner et d’animer le réseau de fédérations régionales et départementales d’Ogec. Nous leur apportons des conseils, des outils et des recommandations sur toutes les expertises liées à la gestion d’une école. Nous leur présentons aussi les nouvelles normes ou règlementations et développons les outils pour les y aider. Ensuite, elles accompagnent leurs Ogec qui gèrent les établissements dont ils ont la responsabilité.
Nous avons donc un fonctionnement en cascade, ce qui rend notre communication interne un peu particulière.
Nos cibles aussi sont très différentes les unes des autres, car toutes n’ont pas les mêmes problématiques ni les mêmes priorités, les territoires n’ayant pas les mêmes enjeux et les établissements les mêmes tailles. Il s’agit surtout des gestionnaires d’établissements scolaires, c’est-à-dire d’administrateurs bénévoles, de directeurs administratifs et financiers, de DRH, d’attachés de gestion… Nous travaillons au quotidien avec des salariés et des bénévoles.
Quels sont les principaux défis de la communication interne dans votre organisation ?
Notre principal challenge vient de la complexité du réseau et de la diversité des territoires dont les enjeux sont très différents.
Le cœur de ma mission, c’est la communication vers les structures territoriales, qui ensuite transmettent les informations à leurs réseaux. Nous ne maîtrisons pas la façon dont les éléments que nous envoyons sont ensuite relayés. C’est pour cela que nous devons utiliser plusieurs canaux et répéter les messages pour essayer d’atteindre un maximum de personnes.
L’inconvénient, c’est qu’il devient parfois difficile pour nos membres de s’y retrouver. Il y a un risque de sur-information. Nous sommes donc en train de nous recentrer sur des questions simples comme « Quel est notre message » et « À qui parle-t-on ». C’est l’un de nos défis dans les mois à venir.
Quels canaux de communication interne utilisez-vous pour atteindre les membres de la Fédération des Ogec ?
Nous utilisons des newsletters, notre magazine interne, des webinars, des visioconférences… et organisons des journées événementielles pour animer le réseau. Nous publions aussi des actualités sur notre site internet qui sont relayées par flux RSS à nos membres.
Notre magazine interne, un trimestriel à la fois digital et papier, s’adresse aux Ogec. Il comporte plutôt des contenus froids et des articles de fond, comme des informations liées au juridique ou des aides sur certains process. Chaque numéro contient un dossier spécial dédié à un domaine d’expertise, comme les enjeux sociaux, les systèmes d’information ou encore la restauration scolaire ou l’immobilier. Nous donnons aussi la parole aux territoires, en publiant des retours d’expérience et des témoignages.
À l’inverse, nos newsletters contiennent des informations chaudes. Elles portent sur un sujet unique d’actualité, par exemple la mise en place d’un webinar ou l’annonce d’un événement interne.
Pouvez-vous nous en dire plus sur le rôle de l’événementiel dans votre communication interne ?
L’humain étant au centre de notre mission, nous avons un réel besoin de nous rencontrer régulièrement. Cela permet aussi, et c’est vital, de remercier et de valoriser nos bénévoles.
Il y a par exemple une journée dédiée à chaque domaine d’expertise, un congrès biennal (qui se tient sur 3 jours) et des rencontres pour que nos salariés puissent échanger leurs bonnes pratiques et apprendre à mieux se connaître.
Nos journées d’expertise sont gérées sur FDO Live, une plateforme événementielle créée en interne au moment du confinement. Les participants y retrouvent le programme, la liste des intervenants, la diffusion en direct, ainsi que les replays..
Aujourd’hui, si nous revenons peu à peu au présentiel, nous proposons des formats hybrides
D’après votre expérience, quel média a été le plus efficace pour atteindre les collaborateurs de la Fédération des Ogec ?
Teams est un canal de communication important pour nous. Nous fonctionnons beaucoup en mode projet et il permet d’avoir des échanges directs et immédiats. Nous avons par exemple un fil de discussion pour notre gestion quotidienne et des groupes entre experts. Cela facilite également les échanges au sein de nos différentes commissions, qui intègrent à la fois des salariés, des bénévoles et des experts métier.
Nous avons développé une plateforme d’aide à la gestion pour faciliter le quotidien des gestionnaires d’école. Elle donne accès à des applications qui permettent de gérer les RH, l’immobilier scolaire, le RGPD… Elle comporte aussi un blog où nous publions des actualités sur les nouvelles fonctionnalités, des tutos, etc.
Pendant la crise sanitaire, nous avons créé un rendez-vous hebdomadaire en visioconférence avec tous les secrétaires généraux des structures régionales et départementales. Cela fait partie des actions qui ont favorisé le dialogue au sein du réseau et resserré fortement les liens avec les territoires. C’est une belle réussite, d’autant plus que nous avons maintenu ce rendez-vous. Aujourd’hui, il a lieu tous les 15 jours.
Selon vous, quelles sont les principales caractéristiques d’une stratégie de communication interne réussie ?
Le principal enjeu est de parvenir à envoyer le bon message, sur le bon support, au bon moment et vers les bonnes personnes.
Et c’est très complexe, surtout dans une structure comme la nôtre. Les collaborateurs et les bénévoles doivent être convaincus qu’ils agissent dans le cadre d’une mission qui a du sens : accueillir dans les meilleures conditions possibles plus de 2 millions d’élèves.
C’est là que l’engagement grandit et qu’une synergie se met en place. Pour nous, la réussite de la communication interne c’est de parvenir à fédérer ce réseau composé de salariés et de bénévoles, et à faciliter leur quotidien. Et pour cela, nous devons comprendre leurs attentes et leurs motivations, afin qu’ils puissent tous être des ambassadeurs.
À votre avis, quels sont les principaux défis à venir pour la communication interne ?
L’enjeu aujourd’hui est de maintenir et d’entretenir le lien à distance avec tous les collaborateurs. Il y a une perte de cohésion d’équipe notable depuis le confinement et la mise en place du télétravail systématique.
Nous devons rester vigilants et repérer les signaux qui montrent une démotivation, une perte de connexion ou d’échanges. Il faut éviter que chacun se retrouve seul face à ses projets. Il y a plein de choses à imaginer pour maintenir l’engagement et il est très important de donner du sens au futur, à ce que l’on fait et pourquoi on le fait.
Je pense aussi qu’il faut créer un autre système relationnel, plus horizontal. Les organisations trop verticales ne fonctionnent plus, cela se voit notamment avec la jeune génération. Ce changement nécessite une implication viscérale des dirigeants, qui doivent venir à la rencontre des équipes et adapter leurs modes de communication.
Toute l’équipe Com’in remercie Marine de Montalivet d’avoir accepté notre demande d’interview !
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