5 astuces pour construire un calendrier éditorial efficace

Construire un calendrier éditorial efficace et utilisé par l’ensemble des communicants internes est parfois un défi. Nous vous proposons aujourd’hui 5 astuces pour y parvenir. Véritable déclinaison pratique du plan de communication interne, le calendrier éditorial permet d’organiser la préparation et la diffusion des différents contenus. Il offre également une vue d’ensemble des communications passées et à venir. Les communicants internes ont donc besoin d’un outil adapté et pratique pour pouvoir fonctionner efficacement. Voici donc quelques pistes à retenir lors de l’élaboration de votre calendrier.

5 étapes pour un calendrier éditorial efficace

1) Commencer par faire le recueil des besoins

Un calendrier éditorial efficace est d’abord un outil dont les fonctionnalités s’adaptent aux besoins de l’équipe. Loin d’être un simple planning de publication, il permet aussi de :

• faciliter la collaboration des équipes pour la préparation des contenus
• mettre en avant les objectifs à atteindre
• répertorier, pour chaque contenu, les statistiques de performance à suivre

Pour choisir le bon outil de gestion des contenus, il vous faut donc commencer par faire la liste de vos besoins. Vous disposerez ainsi de critères précis pour évaluer les différentes solutions existantes. Vous devriez notamment définir :

• la liste des catégories et fonctionnalités indispensables pour votre équipe
• la fréquence et la méthode de mise à jour du calendrier éditorial
• les personnes qui pourront le consulter/ le commenter/ le modifier
• la façon dont ce calendrier sera partagé avec les autres départements

Prenez également en compte les attentes des communicants qui travailleront au quotidien sur cet outil.

2) Prendre le temps de bien choisir son outil

Ensuite, testez plusieurs solutions. Un calendrier éditorial efficace doit disposer d’une interface claire, être rapide à prendre en main et permettre la collaboration à distance. Les communicants internes doivent en effet pouvoir l’utiliser facilement, qu’ils soient au bureau, à distance ou en télétravail. Différents outils existent aujourd’hui, tels que :

• Trello
• Notion
• Airtable
• Asana
• et même Google Sheets associé à Google Calendar

3) Personnaliser votre outil pour obtenir un calendrier éditorial efficace

L’outil parfait n’existe vraisemblablement pas tel quel sur le marché. Il vous faut donc trouver la solution la plus adaptée, puis la paramétrer pour qu’elle réponde à vos besoins et à ceux de votre équipe. Pour cela, appuyez-vous sur la liste des catégories et fonctionnalités dressée au début de votre recherche. Votre calendrier devrait afficher des paramètres tels que :

• les dates de publication
• le sujet et le thème (stratégie, RH, vie de l’entreprise…) de chaque contenu
• un lien vers les contenus eux-mêmes
• le statut de chaque contenu (à faire, en cours, en validation, en traduction…)
• un workflow pour suivre l’assignation des tâches

Vous devriez aussi pouvoir accéder rapidement à des informations telles que le canal de publication, l’audience, les noms des valideurs et les statistiques à suivre. N’hésitez pas à faire évoluer l’outil, surtout dans les premières semaines d’utilisation, pour continuer à l’optimiser. Prenez aussi en compte les retours des autres communicants. Un outil construit de manière collaborative sera d’autant plus apprécié !

4) Définir le fonctionnement du calendrier éditorial

L’interface est une chose, le fonctionnement au quotidien en est une autre. Une fois l’outil paramétré, assurez-vous que toutes les personnes concernées l’utiliseront de la même manière. Faute de quoi, il ne sera pas efficace sur le long terme. Vous devriez donc définir et présenter :

• le délai idéal entre l’inscription d’un contenu dans le calendrier et sa publication
• la typologie à utiliser lors de l’ajout d’un nouveau contenu
• les responsabilités et accès des différents rôles sur l’outil
• le fonctionnement des workflows éventuels

Vous pouvez aussi réaliser un document, synthétique et précis, rappelant les grands principes du calendrier éditorial et ses objectifs.

5) Un calendrier éditorial efficace est d’abord un calendrier utilisé

Une fois votre outil opérationnel, il reste une étape à franchir : le faire entrer dans les habitudes de travail. Les communicants géraient jusqu’ici leurs contenus à leur manière, il faut donc les convaincre de l’utilité du nouveau calendrier éditorial. Pour cela, organisez un événement interne (réservé aux communicants) à l’occasion du lancement. Vous pourrez ainsi leur présenter l’outil, son fonctionnement et ses avantages, et répondre à leurs questions. Proposez aussi des réunions hebdomadaires, par exemple les quatre premiers mois, afin que l’adoption du calendrier se fasse de manière fluide. Utiliser le calendrier éditorial pour la répartition des tâches aide à l’ancrer rapidement dans les habitudes de travail. Cela devrait aussi faciliter les échanges entre les différentes personnes chargées de la réalisation des contenus.

Du calendrier éditorial efficace à la gestion de l’imprévu

Le calendrier éditorial permet de prévoir la publication de ses contenus. Par thèmes, par dates-clés, à l’approche des grands événements… Mais un outil efficace doit aussi laisser de la place à l’imprévu. Les communicants internes auront toujours des urgences à gérer, parfois en une seule journée. Le calendrier doit alors garder une certaine flexibilité : certains contenus viendront s’ajouter au dernier moment, d’autres devront être déplacés. Un calendrier éditorial efficace ne se contente donc pas d’afficher la chronologie des contenus passés et à venir. Il fluidifie aussi leur préparation par les différents communicants et permet d’évaluer la charge de travail de chacun. Ainsi, l’équipe toute entière sera mieux à même de traiter rapidement les imprévus qui ne manqueront pas d’arriver.