Vous vous lancez dans un projet d’Intranet ou de refonte de votre dispositif existant ? Ne ratez pas le coche ! Pour garantir le succès de votre Intranet, il faut s’y prendre bien en amont, dès les premières phases de réflexion. Com’in vous propose 25 idées créatives pour réussir le lancement de votre Intranet.
Il ne suffit pas d’informer les collaborateurs de l’arrivée d’un nouvel Intranet pour garantir son adoption. Pour que les employés « apprivoisent » ce nouveau dispositif, il faut faire en sorte qu’ils construisent une relation quasi-affective avec ce dernier. En manque d’imagination ? Voici 25 idées – compilées par Ephraim Freed et publiées sur le site Ragan – pour lancer de façon créative son Intranet. Le tout est catégorisé en fonction des étapes de lancement : la phase de test, la période pré-lancement, le lancement et la période post-lancement.
A) Phase test : Impliquer les employés bien avant le lancement
Intégrez les collaborateurs dans le processus d’évaluation du produit
Si vous voulez que votre Intranet réponde bien aux attentes du collaborateur et lui soit véritablement utile, impliquez-le dès les premières réflexions. L’article “15 façons d’engager les utilisateurs dans le lancement d’un Intranet social” de ThoughtFarmer propose quelques pistes pour engager les employés dans le processus d’évaluation du produit.
Associez les employés à la phase de conception
Impliquez les collaborateurs dans des activités de “tri de cartes » et « test d’arborescence« . Leurs retours sont indispensables pour concevoir un Intranet efficace, doté d’une navigation intuitive. C’est également un bon moyen de montrer que vous prenez en compte l’avis de vos collaborateurs.
B) Phase de période de pré-lancement : Créer le buzz avec des teasers
Dévoiler quelques éléments sur le nouvel Intranet peut apaiser certaines craintes et éveiller l’intérêt des collaborateurs. Créativité et fun sont alors être les maîtres mots !
Lancez un concours sur le nom de l’Intranet
Quel nom choisir pour votre Intranet ? Ne limitez pas cette décision au PDG ou au directeur marketing. Laissez les employés vous faire des suggestions ou voter le nom de leur futur Intranet. Vous pouvez puiser quelques idées dans cette liste de noms d’Intranets existants (en anglais). Vous pouvez également prendre exemple sur Oxfam America, qui a lancé un concours auprès de ses collaborateurs (lire le retour d’expérience en anglais).
Envoyez des cartes postales aux employés
Quelques semaines avant l’inauguration du nouvel Intranet d’Oxfam America, pendant la phase de teasing, des cartes postales ont été distribuées à l’ensemble des employés du groupe. Elles portaient la citation suivante “Emmenez-moi chez vous !’ écrite en majuscule et en gras ainsi que :
- les objectifs du nouvel Intranet
- l’URL pour y accéder depuis chez soi
- des instructions simples pour se connecter
- l’adresse email du service support de l’Intranet
Partagez des infos croustillantes sur le profil des employés
A l’occasion du lancement de son Intranet, Penn State a lancé une série d’affiches mentionnant des informations croustillantes à propos des employés du groupe. Ces affiches ont suscité intérêt et curiosité, incitant les collaborateurs à consulter le profil de leurs collègues sur l’Intranet.
Distribuez un kit de bienvenue
Le support papier a un impact d’autant plus fort que l’information est de plus en plus digitalisée. A l’occasion du lancement de son Intranet, Penn State a pris le parti de distribuer des kits de bienvenue à ses employés. Ceux-ci contenaient :
- Une brochure présentant l’Intranet
- Un calendrier avec le jour du lancement
- Une clé USB avec des documents spécifiques pour les employés
C) Phase de lancement : Faire une bonne première impression
Les outils internes sont souvent perçus par les employés comme de vieux logiciels peu séduisants et difficiles à utiliser. Surprenez-les avec un Intranet attrayant et engageant.
Donnez à votre Intranet une forte identité visuelle
Le succès de l’Intranet de Splio tient en premier lieu à son nom (« Life« ) et son design, directement en lien avec la culture de l’entreprise. Et ce, sur chaque page de l’Intranet y compris la page de connexion.
Encouragez vos plus grands utilisateurs à remplir leur profil pour montrer l’exemple
Incitez vos utilisateurs les plus assidus à remplir leur profil pour servir de modèle. Cela permettra à la fois :
- de montrer votre reconnaissance envers ce groupe d’utilisateurs très assidus et,
- d’aider d’autres utilisateurs à voir ce qu’il est possible de faire.
Utilisez ces influenceurs pour promouvoir le nouvel Intranet à votre place. Vous aurez moins de travail et l’Intranet gagnera en crédibilité ! Assurez-vous aussi que quelques responsables techniques ont rempli leur profil.
Pré-remplissez le profil des employés
Si vous possédez une banque de photos de vos collaborateurs, pensez à les intégrer au préalable aux profils des utilisateurs. Remplacez les profils vides par de vraies photos permet de donner vie à l’annuaire dès le premier jour.
Créez par avance les groupes principaux (Intranet social)
Si votre nouvel Intranet est collaboratif, il y a de fortes chances pour que vous ayez des pages de groupes pour chaque département et entité de l’entreprise. En prenant le temps d’ajouter les employés à leur page de groupes respective au préalable, vous allez :
- faciliter le remplissage du profil des utilisateurs
- vous assurer que l’annuaire est complet pour le jour du lancement
- permettre l’envoi d’informations personnalisées en fonction de l’appartenance à un groupe
Construisez à l’avance une communauté de contributeurs
Si vous avez identifié vos utilisateurs clés pendant la phase de conception de l’Intranet, alors cette étape se fera naturellement. Le tout est d’impliquer les créateurs de contenu, les rédacteurs et les responsables de groupe avant le lancement. Lisez cet article sur comment gérer les contributeurs de l’Intranet pour garantir son succès sur le long terme.
D) Phase de post-lancement : Faire en sorte que lancement de l’Intranet ne passe pas inaperçu
Créez une vidéo de lancement
L’entreprise LPK a lancé son Intranet avec une vidéo divertissante, façon « bande d’annonce ». Voici une liste de 50 vidéos de lancement ou promotion d’intranet (en anglais), compilées par Elle van Aken, qui pourront vous inspirer.
Organisez une chasse au trésor sur l’Intranet
Niger Williams, ancien responsable Intranet de Romec, a lancé une chasse au trésor dans le cadre du lancement de son Intranet. Le vainqueur du jeu, conçu dans le but de familiariser les employés avec le nouvel Intranet, remportait un voyage à New York !
Connectez-vous virtuellement avec vos employés
Pour les entreprises qui possèdent des bureaux dans le monde entier, le lancement d’un Intranet est l’occasion idéale pour rassembler les collaborateurs. Ephraim Freed raconte que lorsqu’il travaillait chez Oxfam America, à l’occasion du lancement de l’Intranet, il a organisé 8 visioconférences en 18 heures, une pour chaque bureau. “Ce n’était pas facile (…), mais cela a permis de mettre tous les employés sur la « même longueur d’onde » et de montrer que le nouvel Intranet était un outil international”.
Organisez une “Journée Sans Réunion”
Penn State a organisé une “Journée Sans Réunion” pour laisser à tous les employés le temps d’explorer le nouvel Intranet. Les collaborateurs qui déplorent les réunions incessantes ont accueilli avec joie cette Journée et ont pris le temps d’apprécier le nouvel Intranet.
Organisez la « Journée de l’Intranet »
Organisez des réunions d’information informelles pour permettre aux employés de poser leurs questions sur le nouvel Intranet. Le tout dans une ambiance conviviale. Prévoyez de quoi grignoter, cela vous permettra d’attirer beaucoup plus de monde. Vous pouvez également installer une cabine de photomaton pour inciter les employés à ajouter leur photo à l’annuaire de l’Intranet.
Faites la promotion de votre Intranet sur grand écran
Affichez votre nouvel Intranet partout, dans le cadre d’une campagne de communication multimedia ! Pensez aux petits et grands écrans de l’accueil, de l’ascenseur ou du restaurant d’entreprise.
Prévoyez une rubrique “remerciements” ouverte à tous les employés
La valorisation des employés a un impact considérable sur la satisfaction au travail, en particulier si elle est sincère et spontanée. Farm Bureau Bank a ouvert un “bureau des remerciements” qui permet à tous les collaborateurs de remercier leurs collègues. De plus, chacun peut commenter les annonces des collaborateurs, ce qui permet de responsabiliser ceux qui félicitent et ceux qui reçoivent les compliments.
Rendez l’Intranet accessible à distance
Montain Equipment Co-op (MEC) compte de nombreux employés à temps partiel. L’entreprise a autorisé l’accès à l’Intranet depuis le domicile des collaborateurs, ce qui a entraîné une hausse du trafic considérable.
Encouragez les employés à télécharger leur propre photo de profil
Laissez les collaborateurs modifier leur photo de profil. Vous verrez leur personnalité se mettre en avant et ils seront plus enclins à adopter le nouvel Intranet. Tant que vous définissez des directives claires, les employés mettront des photos appropriées.
Publiez des articles sur les employés
Quelles sont les informations les plus populaires sur l’Intranet ? Réponse : celles qui concernent les employés ! Alimentez le storytelling, postez régulièrement des articles sur les collaborateurs.
Organisez un concours photo
Les employés sont friands de la “photo du jour”. Elle place l’employé sous les feux de la rampe et met en valeur sa créativité. Si vous pensez que employés peuvent adhérer au concept, pourquoi ne pas l’exploiter pour attirer l’attention sur votre Intranet ?
Intégrez votre logiciel de feuille de temps à l’Intranet
Chez LPK, l’Intranet a été lancé en même temps que la nouvelle feuille de temps. LPK a inséré un lien vers cette feuille de temps sur la home page de l’Intranet, ce qui a permis de générer un trafic continu sur le site.
Proposez une “killer app”
Dans de nombreuses entreprises, la “killer app” est un annuaire bien fourni avec un moteur de recherche par mot clé, situation géographique et service, et accessible sur mobile. Trouvez votre propre “killer app” en fonction des besoins de vos collaborateurs que vous aurez identifiés.
Envoyez une newsletter avec les top stories
En envoyant chaque semaine une newsletter avec les actualités les plus populaires, vous toucherez vos collaborateurs là où ils passent le plus clair de leur temps : leur boite mail.
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