Au cours du dernier petit déjeuner « Com’interne & Numérique », 45 communicants internes ont échangé autour des problématiques « Comment sensibiliser et acculturer les collaborateurs au digital ? » et « Comment impliquer et engager les collaborateurs dans un programme de transformation digitale à dimension collaborative ? » Voici leurs 11 conseils et bonnes pratiques !
1. Analyser le besoin et les attentes avant tout
Il est indispensable de partir du besoin des équipes (en les relançant, par exemple via un sondage) afin de répondre à leurs attentes et de présenter des solutions pertinentes et concrètes. L’erreur serait de se “faire plaisir” avec un outil innovant qui ne correspondrait ni aux attentes des collaborateurs, ni à la culture de l’entreprise. “S’il n’y a pas de valeur ajoutée, c’est peine perdue !”
2. Proposer ateliers et formations autour du digital
Les collaborateurs doivent être formés à la digitalisation via des webinars, conférences, tutos, ateliers… Ces formations doivent être personnalisées selon les niveaux et besoins, et peuvent porter sur des thématiques diverses liées aux outils numériques (par exemple la prise en main d’un réseau social ou d’un outil du quotidien comme Skype Pro). Elles doivent réunir toutes les strates de l’entreprise, avec des profils bien différents (métiers, techniques, com, RH …). Cela permettra de lever toute forme de complexe et de faire émerger des besoins complets. Le reverse mentoring peut d’ailleurs constituer une alternative intéressante aux formations traditionnelles.
3. Impliquer toutes les strates de l’entreprise
Il est essentiel d’impliquer tous les niveaux hiérarchiques dans la transformation digitale : du top management (qui a un rôle de modèle dans ce processus) aux stagiaires (qui ont souvent une vision pertinente du sujet). De même, la communication accompagnant cette digitalisation doit être adaptée à chaque strate de l’organisation. Une démarche bottom-up, en faisant participer les collaborateurs, permettra la co-construction et suscitera davantage l’envie et le besoin. Par ailleurs, la formation des managers est indispensable. C’est en étant formés qu’ils deviendront prescripteurs et porteront un message de digitalisation pour embarquer leurs équipes.
4. Miser sur les outils simples, intuitifs et user-centric
Les outils doivent être testés, et c’est le retour utilisateur qui doit déterminer leur utilité (rien ne sert de convaincre de l’utilité d’un outil). Car l’utilisateur a toujours raison : “si cela ne marche pas, ce n’est pas qu’il n’a pas compris, c’est qu’il faut retravailler”. Face à la multiplicité des outils et au sentiment d’infobésité, il faut impérativement conserver les outils partagés par le plus grand nombre. Les meilleurs outils pourront être relayés auprès des collaborateurs sur les réseaux sociaux.
5. Élaborer un plan de communication solide
Le plan de communication est essentiel dans la mise en place de tout projet. Il doit s’appuyer sur la vision stratégique de l’entreprise.
6. Utiliser le jeu
En même temps, il faut donner envie d’aller vers la transformation digitale et rendre les outils indispensables, tout en communiquant “de manière décontractée » : miser sur du contenu intéressant, oser les communications qui sortent des sentiers battus (tonalité de l’article, concours photo, sondage sur smartphone avec QR code…), “jouer sur des aspects ludiques, petits-déjeuners, événements, push, tutos, hackathons…” Des challenges sur le thème du digital permettraient par exemple aux collaborateurs de se mettre en lumière et de devenir acteurs de la transformation.
7. Monter un pool d’ambassadeurs
Il convient de monter une équipe dédiée au sujet pour lancer et animer la dynamique. Ces volontaires pourraient s’organiser en groupes de travail, et doivent être incentivés : la charge de travail impliquée doit être reconnue et récompensée (pas nécessairement par le biais d’une gratification financière). De cette manière, les collaborateurs deviennent des acteurs de la vie de l’entreprise et de son changement : ils se sentent impliqués et écoutés.
8. Insuffler de l’humain
Il ne faut pas oublier d’allier l’humain au digital ! Il faut permettre un point de rencontre entre la vision de la DSI et des RH.
9. Ouvrir les esprits en permettant aux collaborateurs de s’inspirer de ce qui se fait ailleurs
Il faudrait permettre aux collaborateurs de sortir de leur quotidien pour assister à des conférences, ateliers, afterworks… où des intervenants extérieurs expliquent la mutation du travail entraînée par le digital. Cette ouverture doit s’accompagner d’une capacité à sortir des sentiers battus : il est nécessaire de créer un environnement cohérent et adapté aux nouvelles pratiques digitales, s’accompagnant d’une nouvelle vision, d’une nouvelle façon de travailler (co-working, esprit start-up…), tout en osant une communication plus osée !
10. S’appuyer sur le métier pour opérer la transition digitale
Les métiers de la Communication Interne ne disparaissent pas, même si les collaborateurs ont de vrais peurs de voir leur métier remplacé par les outils (ce qui constitue un frein au changement). Pourtant, il faut s’appuyer sur ces métiers. D’ailleurs, la création d’un cadre RH pour intégrer de la transformation digitale aux parcours des collaborateurs, pourrait s’avérer pertinente.
11. Adopter une approche progressive
Last but not least, la transformation doit être progressive (sensibilisation graduée) et reposer, entre autres, sur des outils et canaux existants, notamment les grands meetings comme les séminaires managers.
Revivez l’événement sur Storify
Retrouvez l’interview de Michèle Buinet-Bonaly, Directrice de la Communication de CCI Hauts-de-France, sur le sujet
Compte-rendu
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