Réussir sa communication interne lors d'un déménagement

Le jeudi 30 juin 2016 Madmagz déménageait dans ses nouveaux locaux au sein de l’incubateur « le Cargo » dans le 19ème arrondissement de Paris. Pour nous, et pour toute entreprise, changer de locaux va bien au-delà de l’aspect purement matériel et pratique. Cela peut être une occasion de renforcer la cohésion des équipes, l’image de marque et même l’engagement des collaborateurs. Cependant afin que ce déménagement soit bénéfique, la communication doit être pensée rigoureusement en amont pour que la transition se fasse au mieux et qu’elle soit source d’engagement et de cohésion au sein de l’entreprise.

Nous vous donnons ci-dessous quelques conseils et idées pour organiser au mieux la communication interne autour de votre déménagement.

1° En amont du déménagement

• Renseigner clairement et à l’avance vos équipes sur le déménagement
  Cela peut paraître anodin mais cette étape n’est pas à négliger. Il est très important que les collaborateurs soient tenus au courant longtemps à l’avance du projet de déménagement de l’entreprise, l’effet de surprise n’a pas sa place. Des locaux qui déménagent ce sont aussi des contraintes logistiques qui changent pour vos employés et ils doivent pouvoir s’y préparer à l’avance pour pouvoir s’adapter au mieux. La date, le lieu et les modalités de déménagement, une fois définis, doivent donc être très explicitement communiqués le plus à l’avance possible.
  Il peut également être bénéfique de demander l’avis des collaborateurs sur ces modalités de déménagement, de recueillir les idées et objections. Cela impliquera d’autant plus les collaborateurs dans le projet et facilitera la transition.
• Faire visiter les locaux
  Vos collaborateurs s’apprêtent à changer d’environnement de travail, il est donc impératif que ceux-ci puissent visualiser à l’avance les implications. Organiser une visite des nouveaux locaux avec vos équipes reste le meilleur moyen pour ancrer le projet dans le réel et le sortir de l’hypothétique. De plus les employés vont pouvoir donner leur opinion sur l’agencement de ces locaux et une fois de plus s’impliquer plus fortement dans le projet.
• Faire ses adieux
  Un déménagement, surtout après une longue période passée au même endroit, entraîne toujours un brin de nostalgie. Il peut être intéressant de capitaliser là-dessus pour souder vos équipes afin qu’elles soient unies pour leur nouveau départ. Aller saluer une dernière fois vos voisins, organiser un événement comme une « dépendaison de crémaillère » ou sous la forme d’un pot permet de réunir les équipes et faciliter la transition. Quitter les locaux trop brutalement pourrait donner une impression de changement bâclé et donc freiner l’adaptation aux nouveaux locaux.

2° Pendant le déménagement

• Communiquer sur l’avancée du déménagement
  Vos collaborateurs doivent se sentir impliqués par ce déménagement, les tenir au courant de ce qu’il se passe est donc indispensable. Que le déménagement se fasse sur une journée ou une semaine, vos employés doivent être informés pour pouvoir anticiper leur adaptation aux nouveaux locaux. Les laisser dans le flou pourrait entraîner une certaine réticence de leur part à changer d’environnement tout simplement à cause de la peur de l’inconnu, de la nouveauté.
• Renseigner les collaborateurs sur leur nouveau lieu de travail
  Vos collaborateurs changent complètement d’environnement de travail. Cela implique de nombreux changements pratiques et logistiques qui doivent être clairement renseignés afin que vos collaborateurs puissent s’adapter à leur nouvel environnement. Il faut donc les encourager à anticiper leur nouveau temps de trajet, leur fournir une liste des services à proximité (restaurants, crèches, salles de sports,…) pour limiter le temps d’adaptation. N’oubliez pas de leur fournir un plan détaillé des lieux et des locaux accompagnés des divers règlements intérieurs et normes de sécurité. Ainsi vos collaborateurs auront tous les outils en main pour s’adapter rapidement et efficacement à leur nouvel environnement de travail.

3° Une fois le déménagement terminé

• « Célébrer » les nouveaux locaux
  Une fois le déménagement terminé, il est important de marquer le coup par un événement dont les collaborateurs se souviendront. Les possibilités sont nombreuses. Vous pouvez organiser une sorte de cérémonie d’accueil des employés le jour de leur arrivée, une pendaison de crémaillère, ou encore un événement informel dans le quartier pour qu’ils se familiarisent avec l’environnement.
• Ne pas hésiter à sonder les collaborateurs
  Même si le déménagement est terminé, il ne faut pas hésiter à demander des feedbacks aux collaborateurs, pourquoi pas via un sondage ou des entretiens individuels. Ne pas hésiter à leur demander s’ils s’adaptent bien aux nouveaux locaux, s’ils voient encore des améliorations à apporter, des équipements à acheter etc. Avec ce suivi, les employés ne se sentiront pas mis devant le fait accompli mais plutôt parties prenantes de l’évolution de l’entreprise.