Le succès d’un intranet tient à de nombreux facteurs, mais certains points sont incontournables. Voici nos 10 commandements pour un intranet réussi.
Chaque entreprise ayant ses spécificités, aucun intranet ne ressemble tout à fait à un autre. Les contenus hébergés bien sûr, mais aussi l’aspect graphique ou encore l’arborescence choisie diffèrent d’une société à l’autre.
Pourtant, certains éléments sont toujours nécessaires au succès de cet outil. Madmagz Com’in vous propose donc aujourd’hui ses 10 commandements pour un intranet réussi.
Nos dix commandements pour le succès de votre intranet
1) Maîtriser la sécurité
La sécurité est le plus important des 10 commandements pour un intranet réussi. Elle concerne d’ailleurs plusieurs aspects.
Tout d’abord, les conditions d’accès. Optez pour un système SSO (Single Sign-On), qui permet au salarié de ne s’identifier qu’une seule fois pour accéder aux services en ligne internes. Vous assurerez ainsi un plus haut niveau de sécurité des mots de passe.
Préférez aussi des serveurs situés en Union Européenne, afin de limiter le risque de transfert de données. En parallèle, assurez-vous que vos données seront hébergées à part, et non mélangées avec celles d’autres entreprises.
Enfin, prévoyez dès la conception de l’intranet des processus de sauvegarde automatique et de restauration des contenus. Vous serez ainsi à l’abri d’une disparition de vos données, même en cas de panne des serveurs.
2) S’adapter aux usages de lecture
Certains salariés accèderont à l’intranet depuis leur ordinateur, d’autres préfèreront leur tablette ou leur smartphone. Pour ne pas décourager les lecteurs, l’intranet (et l’ensemble de ses contenus !) doit donc être responsive. Cela permet que l’affichage d’un article, d’une vidéo ou d’une page d’information soit parfaitement clair. Et ce, quel que soit le support utilisé pour y accéder.
Pour une adaptation optimale aux usages de lecture, il convient même de déployer l’intranet sous deux formes. D’une part un site internet (qui soit responsive, donc) et d’autre part une application mobile.
3) Renforcer l’aspect collaboratif, la clé d’un intranet réussi
L’époque où la communication interne était seule à ajouter des contenus sur l’intranet est révolue. L’heure est à la contribution collaborative. Les salariés, eux aussi, souhaitent partager des articles, des vidéos ou de simples commentaires avec leurs collègues.
Vous pouvez pour cela prévoir un formulaire de contribution, qui facilite la publication par les employés sans qu’ils aient besoin d’une formation à l’outil.
En parallèle, paramétrez différents rôles pour les contributeurs « officiels ». Le rédacteur en chef aura ainsi un niveau d’autorisation plus étendu que le simple rédacteur.
4) Assurer la liberté éditoriale
Parmi les 10 commandements pour un intranet réussi, celui sur la liberté éditoriale permet de garantir l’attractivité des contenus sur le long terme.
Il s’agit en effet de permettre au contributeur d’opter pour le format le plus pertinent selon son sujet, sans être freiné par des impératifs techniques. Soyez donc attentif à ce que l’intranet supporte différents types de contenus, tels que :
- les textes
- les vidéos
- l’audio (radio interne et/ou podcasts)
- les photos et les diaporamas
- et les documents divers
5) Permettre un usage sociable de l’intranet, l’un des commandements les plus récents
Les salariés utilisent des réseaux sociaux dans leur vie privée, et ils s’attendent à bénéficier des mêmes fonctionnalités sur leur intranet.
Pour cela, laissez la possibilité de liker les contenus, de les commenter, voire de les noter avec un système d’étoiles. Et, selon le niveau de confidentialité des informations, vous pouvez même intégrer un bouton de partage vers les réseaux sociaux externes.
6) Prévoir la diffusion des informations
Disposer d’un intranet attractif est une chose, s’assurer que les actualités essentielles parviennent bien à tous les salariés en est une autre.
Il convient donc d’intégrer un système de push dans votre intranet, afin de pouvoir facilement diffuser les contenus les plus importants :
- par email, en relayant un article
- dans la newsletter
- ou en envoyant une notification sur l’application
7) Soigner le design, facteur majeur pour un intranet réussi
Un intranet adapté aux usages de lecture, c’est aussi un outil au design bien pensé. Considérez à la fois :
- l’UI (ou user interface), pour un design attractif, moderne et respectant la charte graphique de l’entreprise
- et l’UX (ou user experience), pour une navigation fluide, intuitive et conforme aux usages du web
L’attention portée au design doit concerner l’ensemble des pages et menus de l’intranet. Ne négligez pas les niveaux de navigation les plus profonds.
8) Mesurer l’audience
C’est désormais une règle valable pour l’ensemble des outils de communication interne : connaître les statistiques.
Le nombre de visites, sur quels supports, la durée de la connexion, les moyens d’accès aux contenus, les formats préférés par les intranautes… Vous devez disposer de l’ensemble de ces chiffres pour guider l’évolution de votre intranet dans la durée.
9) Cibler les utilisateurs pour un intranet réussi et pertinent
Si l’intranet d’hier reflétait d’abord l’actualité et la culture de l’entreprise, celui d’aujourd’hui s’attache à proposer une expérience de navigation personnalisée.
La page d’accueil devrait ainsi afficher le prénom de l’intranaute, mais aussi lui proposer en priorité du contenu susceptible de l’intéresser… Et masquer les éléments qui ne le concernent pas pour fluidifier sa navigation.
10) Déployer un intranet multi-langues
La dernière règle pour un intranet réussi concerne en priorité les entreprises de grande taille. Si elles sont implantées dans plusieurs pays, elles se doivent de disposer d’un outil multi-langues. A minima en français et en anglais mais, dans l’idéal, chaque pays devrait pouvoir accéder aux contenus dans sa langue.
Et cela concerne aussi le back-office. Le proposer en plusieurs langues est indispensable pour faciliter le travail des rédacteurs et des contributeurs locaux.
Gardez aussi de la souplesse dans la structure de l’intranet pour permettre l’ajout éventuel d’une nouvelle langue !
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