La lettre d’information interne reflète l’actualité de l’entreprise et l’attention portée aux salariés. Voici comment choisir son prestataire de newsletter interne.
La newsletter interne permet à la fois d’informer régulièrement et de faire passer des messages importants. Parce qu’elle est digitale, elle touche tous les employés connectés. Elle peut également être accessible via l’application interne.
Mais elle a un inconvénient. Envoyée par mail, elle peut être perçue simplement comme un message parmi tant d’autres. Au-delà de contenus riches et intéressants, il faut donc particulièrement penser sa forme. L’objectif est de la garder attractive. Car le risque existe qu’elle soit archivée directement par vos salariés, sans qu’ils prennent la peine de la lire.
Avant de choisir son prestataire de newsletter interne, il convient donc de bien définir son projet.
Quelle newsletter interne pour mon entreprise ?
Une société n’a pas forcément besoin d’une newsletter interne. Avant de déployer ce média, vous devez donc bien en délimiter les contours :
- quelles informations contiendrait la newsletter ?
- ces messages parviennent-ils déjà aux salariés ?
- l’entreprise a-t-elle besoin d’une newsletter générique, ou de plusieurs lettres spécifiques ?
- quelles sont les différentes cibles en interne ?
- quelle fréquence d’envoi envisagez-vous ?
- cette newsletter nécessitera-t-elle la création de contenus spécifiques ?
Autant de paramètres qui permettront de cadrer votre projet et son budget. Ils influeront aussi sur le nombre de personnes qui devront participer à l’élaboration de chaque édition de la newsletter.
Mais surtout, ces lignes directrices vont vous guider dans le choix de votre prestataire de newsletter interne.
Pourquoi faire appel à un prestataire de newsletter interne
Selon la taille de votre entreprise, et la portée que vous souhaitez donner à votre newsletter, vous disposez peut-être des ressources suffisantes en interne.
Pour le savoir, passez en revue les compétences et outils dont vos équipes disposent. Si vous élaborez un template fixe, à remplir et envoyer une fois par trimestre, vous n’avez peut-être pas besoin d’un prestataire de newsletter interne.
En revanche, si vous voulez conserver l’attractivité de ce média interne, il vous faudra le nourrir et l’adapter régulièrement. Ces évolutions devront suivre notamment les attentes de vos lecteurs. Demandez-vous alors :
- qui intègrera les différents contenus à chaque édition de la newsletter ?
- disposez-vous d’un graphiste en interne ?
- le template de votre (ou de vos) newsletter(s) évoluera-t-il souvent ?
- qui analysera les différents indicateurs, et avec quels outils ?
Besoin de personnalisation vs prestataire de newsletter interne
Faire appel à un prestataire de newsletter interne peut donc vous faciliter la tâche. Le choix de ce prestataire dépend ensuite du temps que vous pourrez consacrer à la fabrication de chaque numéro.
Car même si tous les paramètres sont définis, vous devrez forcément les ajuster. Par exemple, si vous optez pour un fond avec une photo pleine page, il faudra sans doute déplacer certains éléments (comme un titre) pour ne pas masquer des détails de l’image. De la même manière, vous pouvez avoir besoin de programmer certains envois à l’avance, ou de conserver la plus grande réactivité possible.
Les différents types de prestataire de newsletter interne
Plusieurs possibilités s’offrent donc à vous.
Les outils de newsletter classiques
De nombreuses solutions de newsletters existent en ligne. Mais elles sont souvent conçues pour de l’emailing B to C, et ne sont pas forcément adaptées à des besoins internes. De plus, selon la sensibilité des données de votre entreprise (notamment les adresses mail de vos salariés), une attention particulière doit être portée au volet sécurité.
Si vous envoyez plusieurs newsletters différentes (par exemple aux commerciaux, aux managers, aux RH…), vous aurez besoin d’autant de templates différents. Assurez-vous donc que l’outil envisagé le permette. Surtout si vos employés travaillent à l’international, et ne parlent pas tous la même langue !
Opter pour une agence de communication
Vous pouvez aussi choisir d’être accompagné par une agence de communication pour créer et gérer votre lettre d’information interne. Vous disposerez ainsi de templates créés spécifiquement selon vos besoins. Ils respecteront également la charte graphique de votre entreprise. Une agence spécialisée en communication interne saura vous conseiller lors de la conception de votre ligne éditoriale. Comprendre vos enjeux de communication interne s’avère essentiel pour que votre newsletter interne devienne un outil stratégique.
Notre agence Madmagz, par exemple, vous propose une solution dédiée. Faire appel à une agence vous permet de conserver une certaine autonomie dans la gestion quotidienne de votre newsletter interne… Tout en étant accompagné lorsque des modifications et des ajustements s’avèrent nécessaires.
Une fois choisi votre prestataire de newsletter interne, c’est un projet au long cours qui commence. À vous de créer des contenus attractifs et de susciter la curiosité de vos lecteurs !
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