En 2023, la collaboration et la communication sont les ingrédients essentiels du succès d’une entreprise. Les innovations technologiques ne cessent de réinventer notre vision du monde du travail. Comment profiter d’un moyen à la fois rapide et accessible qui permette de partager des informations et d’interagir avec ses collaborateurs ?
De nombreux outils ont vu le jour, comme l’incontournable application mobile interne. À côté d’elle, d’autres solutions existent ont émergé comme SharePoint, la plateforme de collaboration et de gestion mise au point par Microsoft. Cette dernière suscite toutefois de nombreux débats quant à sa capacité à concurrencer les outils plus modernestraditionnels.
Alors, que vaut réellement SharePoint ? Le développement d’une application mobile interne peut-il concurrencer cette plateforme ? La plateforme est-elle en passe de détrôner l’application mobile interne ? Quels sont ses avantages et ses limites ?
MADMAGZ AGENCY vous livre une analyse comparative pour vous aider à y voir un peu plus clair.
SharePoint, la plateforme collaborative de Microsoft
Qu’est-ce que SharePoint?
SharePoint est un outil de gestion collaborative développé par le géant Microsoft. Reposant sur le Cloud, l’idée est de pouvoir organiser, stocker et partager des documents avec les personnes d’une même organisation. Son fonctionnement ressemble à ce que l’on peut retrouver dans le cadre d’un intranet. Le principal avantage de SharePoint est qu’il s’intègre facilement aux différentes solutions de Microsoft comme Teams et Yammer (réseau social d’entreprise).
À côté de cela, il est possible de créer des sites dynamiques dédiés à une équipe ou un projet en particulier. L’objectif principal de SharePoint serait de favoriser le travail en équipe. La plupart des organisations l’utilisent pour partager des fichiers, des données, des événements et autres informations internes. Chaque membre peut ainsi avoir accès à son espace de travail, du moment qu’il a accès à internet.
Mais, les outils aux structures trop complexes ne font pas l’unanimité auprès des collaborateurs qui finissent par s’en détourner. De telles solutions risquent d’ailleurs de paraître obsolètes. Actuellement, les entreprises doivent surtout se tourner vers des solutions intuitives et personnalisées.
Application mobile interne VS SharePoint : le comparatif
La personnalisation
- L’application mobile interne permet d’optimiser et de simplifier la communication entre les collaborateurs. Comment ? Grâce à une interface conviviale et entièrement personnalisable ! Page d’accueil à son image, charte graphique, logo : tous ces éléments permettent d’enrichir l’expérience utilisateur et de fédérer les collaborateurs autour d’une marque employeur forte.
- La personnalisation de SharePoint est plus problématique. Il faut pour cela implémenter des options dans le système intranet, ce qui n’est pas recommandé par Microsoft. Si vous modifiez les options de mise en page prédéfinies, attendez-vous à voir surgir des vagues d’erreurs.
Le stockage
- L’application mobile interne est conçue pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. La gestion des tâches et l’accès aux données d’entreprise sont propres à chaque application développée. Plus légère et plus ciblée, l’application mobile interne offre une capacité de stockage intéressante, notamment par le biais d’un Cloud sécurisé. Les tâches les plus courantes sont ainsi simplifiées et intuitives.
- SharePoint possède une limite d’affichage de 5 000 éléments et d’une synchronisation de 300 000 éléments au maximum. Il est possible que la bibliothèque d’éléments ait des difficultés à les synchroniser et à les afficher.
Certaines opérations paraissent assez contraignantes pour les utilisateurs.
Les fichiers peuvent toutefois être téléchargés via le Cloud, avec un accès limité aux collaborateurs autorisés.
La facilité d’utilisation
- L’application mobile interne va permettre de fluidifier les échanges entre les collaborateurs, même les collaborateurs déconnectés. Les salariés sur le terrain ne sont donc plus désavantagés par rapport à leurs collègues restés dans les locaux de l’entreprise. Il est possible de remonter un problème ou de proposer des axes d’amélioration à distance. Plus besoin d’envoyer de longues chaînes d’emails. Chaque avis des collaborateurs est pris en compte en temps réel. En ce sens, on peut dire que cette solution facilite une communication plus verticale.
- L’installation et la gestion de la plateforme SharePoint exigent des compétences techniques particulières. C’est pourquoi, de nombreuses entreprises externalisent l’hébergement, que ce soit pour le dépannage ou la configuration du système.
Il faut savoir qu’à l’origine, la plateforme SharePoint est uniquement conçue comme un espace de partage de documents. Aujourd’hui, elle conserve une architecture assez lourde. Sa prise en main complexe nécessite de former les collaborateurs. Dans plusieurs cas, cela va freiner l’adhésion de la solution.
Si vous désirez modifier l’arborescence de SharePoint, vous devrez mobiliser les compétences d’un développeur. Du temps et des coûts supplémentaires seront à prévoir.
Conclusion
Une application qui fait office d’intranet doit aujourd’hui être responsive et rapide. Les salariés, interconnectés, n’ont pas envie de perdre leur temps dans des outils chronophages. Les habitudes de travail changent, les exigences des collaborateurs aussi. Contrairement à SharePoint, l’application mobile interne est spécifiquement développée pour répondre à des enjeux concrets et propres à une organisation.
Pour aller plus loin :
