Budget, moyens techniques, vision créative… De nombreux critères entrent en compte au moment de choisir son agence de communication interne. Nous faisons le point sur le processus à mettre en place.
Faire appel à une agence de communication interne, c’est d’abord choisir un prestataire avec lequel il sera possible d’établir une collaboration dans la durée.
Il est donc indispensable de bien choisir son agence, afin de sélectionner une équipe ayant la même vision de la communication interne que vous.
L’importance de choisir le bon partenaire pour votre communication interne
Il existe un très grand nombre d’agences de communication sur le marché. Si elles peuvent effectuer les mêmes types de missions, chacune a pourtant ses particularités. Mode de fonctionnement, conception du métier, moyens techniques maîtrisés, taille des équipes créatives sont autant d’éléments de différenciation. Certaines agences choisissent également de se spécialiser, par exemple dans l’organisation d’événements ou dans la communication digitale.
Bien choisir son agence de communication interne, c’est donc trouver le prestataire qui :
- comprend votre besoin
- est en mesure d’y répondre de manière pertinente
- a des méthodes de travail compatibles avec les vôtres
Par ailleurs, la communication interne est un domaine bien spécifique : il n’est pas possible de s’adresser à ses salariés de la même manière qu’à ses clients. Mieux vaut donc opter pour une agence spécialisée. Autrement, vous risquez de ne pas obtenir les stratégies, contenus et formats les plus adaptés à votre contexte interne.
Les 5 étapes pour bien choisir son agence de communication interne
1) Définir précisément son besoin
Pour trouver la bonne agence, il faut commencer par savoir ce que vous cherchez. De plus, en définissant précisément votre besoin, vous disposerez de critères objectifs pour élaborer votre appel d’offres, puis pour faire votre sélection.
Ainsi, souhaitez-vous faire appel à une agence pour :
- des besoins ponctuels, comme de la création graphique ou la rédaction de contenus
- la réalisation d’audits annuels de vos outils de communication interne
- un accompagnement dans l’élaboration de votre stratégie éditoriale
- la mise en place ou la refonte d’outils de communication
- etc.
Si vous avez simplement besoin de vous décharger de la partie « production » des contenus, un freelance peut suffire. Mais, dès que votre projet a un peu d’ampleur, mieux vaut une agence capable d’en couvrir tout le périmètre.
Vous limiterez ainsi le nombre d’interlocuteurs (un chef de projet fera l’interface entre vous et l’agence), et vous gagnerez en efficacité. Et plus l’agence aura une vision complète de votre besoin et de votre contexte, plus ses propositions seront pertinentes.
2) Présélectionner plusieurs agences
S’il existe des agences de communication dans toute la France, préférez celles qui se trouvent à proximité de votre entreprise. Le travail en visioconférence s’est beaucoup développé ces deux dernières années, mais pour discuter de concepts et d’éléments graphiques mieux vaut pouvoir se rencontrer physiquement… Surtout si vous entamez une collaboration de longue durée.
Recherchez donc les agences dans votre bassin géographique, en vous appuyant sur leur site internet et leur portfolio pour repérer celles qui semblent pouvoir vous correspondre. Appelez celles qui vous intéressent pour un premier contact, et un premier ressenti.
Ensuite, lancez un appel d’offres.
3) Choisir son agence de communication interne sur la base des propositions reçues
Parce que vous aurez fait un appel d’offres, vous disposerez d’une base commune pour comparer les différentes propositions. Toutes les agences ne vous répondront pas forcément, mais celles qui le feront respecteront (a priori) le cadre fixé.
Vous pourrez alors voir :
- si les agences ont bien compris votre besoin
- si la solution proposée est adaptée à votre contexte
- quelles sont les propositions budgétaires les plus intéressantes
Attardez-vous également sur la façon dont l’agence formule sa proposition. Regardez jusqu’où a été poussée la réflexion, et à quel point le projet est personnalisé.
Si votre besoin porte sur la mise en place ou la refonte d’un outil de communication, votre choix va aussi dépendre de la solution technique proposée. Certaines agences, comme Madmagz, développent leurs propres outils. Il est donc important que vous demandiez une démonstration, voire que vous les testiez, afin de savoir s’ils peuvent répondre à vos attentes.
4) Rencontrer les agences retenues
La communication interne est un domaine où l’humain joue un rôle primordial : il s’agit à la fois d’informer, mais aussi d’entretenir l’engagement des collaborateurs. Les communicants doivent connaître leurs audiences internes, et savoir s’adapter à leurs attentes et à leurs habitudes.
Il en va de même dans la relation entre les communicants internes et leurs prestataires. Choisir une agence, c’est d’abord sélectionner l’équipe avec laquelle vous allez travailler. Il est donc indispensable de rencontrer les différentes agences retenues, de prendre le temps de discuter de leur vision et du projet proposé. Car votre choix s’effectuera à la fois sur des critères objectifs (pertinence de la proposition, budget…) et subjectifs : allez-vous bien vous entendre avec ces personnes ? Pourrez-vous fonctionner efficacement ensemble ?
Et c’est bien là le cœur du sujet : réussir à créer, avec l’agence choisie, une véritable équipe ayant pour but d’élaborer, de produire et de diffuser la meilleure communication interne possible pour les salariés de votre entreprise.
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