Monter une équipe dédiée, renouveler les contenus en permanence, faire évoluer l’outil régulièrement… Voici nos conseils pour optimiser son intranet et garantir son adoption par les salariés.
L’intranet est un média qu’il faut gérer et alimenter d’une manière précise, afin d’assurer son attractivité auprès des employés. Cela passe par la définition d’une ligne éditoriale, mais aussi par une organisation adaptée.
Nous vous proposons aujourd’hui 5 règles à suivre pour gérer votre intranet de façon optimale.
5 principes pour optimiser le fonctionnement de son intranet
1) S’assurer de disposer du bon outil
Avant toute chose, vous devez vous assurer que votre intranet permette bien de répondre aux besoins des salariés. Si votre outil est obsolète, vous serez vite confrontés à ses limites dans vos tentatives pour l’optimiser.
Pour cela, appuyez-vous sur les statistiques, et vérifiez en particulier :
- le niveau de consultation de l’intranet par les employés
- le taux de lecture moyen des contenus
- les requêtes les plus fréquentes dans la barre de recherche
Vous pouvez compléter ces données avec une enquête interne et des focus group. Et, lors de vos discussions avec vos collègues, demandez-leur de vous dire honnêtement ce qu’ils pensent de l’intranet.
Vous disposerez ainsi des éléments qualitatifs et quantitatifs nécessaires pour savoir :
- s’il vous faut lancer une refonte de votre intranet
- si vous devez prévoir des mises à jour et des évolutions des fonctionnalités
- ou si votre outil actuel est toujours pertinent
2) Avoir une équipe en charge de l’intranet
L’intranet ne devrait pas être géré par une seule personne. C’est un outil complexe, aux multiples facettes. Charger une équipe multidisciplinaire de cette mission permet une bonne prise en compte de ses différents aspects. Nommez par exemple :
- un responsable des contenus
- un développeur
- une personne en charge de la formation des contributeurs
- mais aussi un graphiste et un RH référents
Prolongez aussi l’équipe avec des « correspondants intranet » dans les différentes branches de la société. Ils pourront faire remonter rapidement les éventuels bugs, ainsi que les besoins et retours des salariés. Et, lors des grandes phases de mises à jour, ils seront autant de relais en interne pour faciliter l’adoption des nouvelles fonctionnalités.
3) Animer cette communauté pour optimiser son intranet de manière durable
Selon la taille de votre entreprise, cette équipe en charge de l’intranet peut être assez conséquente. Et ce d’autant plus que la « communauté intranet » comporte aussi les contributeurs. Ce sont souvent des communicants internes, en charge de créer et d’intégrer les contenus pour leur département ou leur site.
Pour assurer la motivation et l’implication de cette vaste communauté sur le long terme, il vous faut l’animer.
Vous disposez de plusieurs leviers pour cela :
- créer un fil de discussion sur l’application de chat (ou sur un espace au sein de l’intranet), afin qu’ils disposent d’un canal spécifique pour leurs échanges
- leur proposer une formation initiale sur l’intranet, puis des sessions de rappel régulières (une fois par an par exemple) et lors de la mise en ligne de nouvelles fonctions
- organiser des événements dédiés, physiques ou en ligne, afin de faciliter les rencontres, de favoriser l’émergence d’idées et de partager les bonnes pratiques
Listez aussi les grands principes de l’intranet, son objectif et sa ligne éditoriale, dans un document partagé avec l’ensemble de la communauté. Cela permettra d’assurer la cohérence de l’outil et des contenus à l’échelle de l’entreprise.
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4) Encourager les employés à utiliser l’intranet
Vous avez imaginé et développé votre intranet pour les salariés. Mais cela ne suffit pas toujours à assurer son adoption en interne. Il est nécessaire que les employés se sentent concernés par les contenus publiés pour s’y intéresser.
Pour cela, optez pour la personnalisation. L’expérience de navigation de chacun devrait être paramétrée en fonction de :
- sa langue (pour les sociétés internationales)
- son implantation géographique
- son département ou sa direction
- voire de son métier
Cela permet d’afficher en priorité les contenus pertinents pour chaque intranaute, y compris les informations pratiques du quotidien ou les outils dont il se sert le plus souvent. Demandez-vous régulièrement « Qu’est-ce que l’intranet pourrait apporter de plus aux salariés » ?
Rappelez-vous aussi que les salariés ne passeront probablement pas autant de temps que vous sur l’intranet. Facilitez donc leur navigation en optant pour un design responsive, des titres courts, et en alternant les formats texte, photo, vidéo, audio… Intégrez aussi des fonctionnalités interactives pour répondre à leurs attentes d’une communication interne plus horizontale.
5) Optimiser son intranet au quotidien
En suivant ces étapes, vous aboutirez petit à petit à un intranet efficace et apprécié des employés. Mais votre tâche ne sera pas finie pour autant.
Les besoins des salariés, l’organisation de l’entreprise, les technologies évoluent en permanence. Votre intranet doit être suffisamment souple pour accompagner ces changements… Et vous devez être en mesure de les détecter à temps.
Mettez en place des process pour faciliter la remontée, et le traitement, des bugs informatiques. Passez régulièrement en revue les contenus publiés, et notez les tendances qu’ils traduisent. Enfin, menez au moins une fois par an une enquête interne pour mesurer la satisfaction des employés concernant l’intranet, et découvrir les éléments qui ne leur conviennent plus.
Un intranet n’est jamais terminé : en avoir conscience est indispensable pour assurer la pertinence de ce média dans le temps !
