10 critères pour choisir son Intranet d’information

Si vétuste qu’il puisse être parfois, l’Intranet d’information (que je distingue de l’Intranet métier : gestion des congés, etc.) est encore chez la plupart des grands groupes le système central d’information.

Traditionnellement, c’est la direction informatique qui décide de la solution à adopter. Si la composante technique est très importante (notamment la partie sécurité), elle n’est pas la seule.

En attendant que notre vœux de décisions plus collégiales en la matière s’avère, voici suivant notre expérience dix critères pour choisir son Intranet d’information.

Simplicité

Celle-ci doit aussi bien s’entendre pour les rédacteurs (back office intuitif et fonctionnel) que pour les collaborateurs (fidèle aux standards d’ergonomie web et mobile, rapide, facilement accessible…).

Adaptabilité

Les contextes entraînent des besoins spécifiques : votre intranet d’information doit pouvoir y répondre. Ces besoins sont de deux types :

• Design (UX et UI)
• Technique (fonctionnalités, hébergement, etc.).

Mobile

A minima, la solution doit être responsive design. Cela dit, si les communicants veulent toucher les collaborateurs en mobilité avec efficacité, l’application mobile s’impose car elle seule permet d’envoyer des notifications, donc de les alerter en temps réel.

Ciblage

Votre intranet d’information doit permettre de proposer le bon contenu à la bonne personne au bon moment. Il faut pourvoir distribuer l’information suivant que le collaborateur est interne ou externe, manager ou « col bleu », sur tel site ou tel autre, etc.

À défaut de cela, vous risquer de polluer vos collaborateurs d’informations qui les concernent peu ou pas, et donc d’affaiblir votre communication.

Sécurité

Respect de la RGPD, données hébergées en Union européenne, authentification unique (SSO), double authentification, chiffrement des données en base, etc. sont autant de conditions non négociables. Il s’agit de se conformer à la politique sécurité de votre entreprise, aux meilleures pratiques et, bien sûr, aux lois en vigueur.

Modularité

Des briques optionnelles comme la gamification, l’annuaire de membres, etc. peuvent enrichir l’expérience collaborateur.

⚙️ Intégration technique

Votre intranet d’information doit s’intégrer de façon simple à votre environnement technique : LDAP, Sharepoint, Yammer… Par exemple, publication automatique de vos articles sur votre réseau social, relai en temps réel de vos publications sociales (Instagram, Youtube…) sur votre Intranet, etc.

➡️ Push intégré

Point d’audience sans push. S’il n’y a pas d’application mobile, alors deux types s’impose :

• Push e-mail (solution de newsletter intégrée)
• Push navigateur.

Mesure

C’est bien sûr indispensable pour jauger l’efficacité de sa communication et la piloter.

Les statistiques doivent s’appuyer sur les standards du marché : Google Analytics, Matomo… Elles doivent aussi pouvoir être exploitables (par interfaçage ou export) avec les outils de business intelligence du marché.

✋ Accompagnement

Le succès de l’intranet ne dépend pas que de la plateforme retenue. Il dépend des contenus, de la communication et du suivi. Vous devez pouvoir vous appuyer sur des experts dans ces domaines.

Bonus : indépendance technique

Les cas sont nombreux de clients verrouillés par leur fournisseur. Le fournisseur doit faciliter la continuité du service après contrat. En cela, les solutions libres sont un atout.

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