Avis d'expert : Facilitons la communication interne !

Célia Schwanengel
| 17/05/2017

Faciliter les échanges, donner de la cohérence, faire émerger des idées et les mettre en valeur grâce aux techniques graphiques.

Ce pourrait être une définition de la facilitation graphique, qui arrive aujourd’hui dans la communication interne. Les grands groupes l’utilisent régulièrement, et les collectivités commencent à faire appel à des facilitateurs pour laisser une trace, déceler les enjeux et donner une vision globale à des collaborateurs.

La facilitation graphique fait partie des nouvelles méthodes de management participatif. Elle alimente le bon fonctionnement de l’intelligence collective dans un groupe. Historiquement, nous pouvons dire que les scribes égyptiens ont été les premiers à développer cette méthode : transcrire sous forme de dessins l’oralité. Plus proche de nous, la facilitation graphique s’est développée dans les années 1970 aux États-Unis, avant d’arriver par la suite en Europe et de vraiment trouver son essor depuis les années 2000.

Hélène Pouille et Shabnam Anvar, licence CC BY-NC-SA

Aujourd’hui, avec la vitesse de l’information et le flow de données permanent, nous n’avons plus les moyens de se poser et de les analyser. En conférence ou en réunion, nous passons plus de temps à prendre un maximum de notes pour ne pas perdre d’informations. C’est en général, l’inverse qui se produit. L’essentiel nous échappe. Pour remédier à cela, il est important d’aller rapidement à la donnée finale, de trouver des méthodes nous permettant de ne pas perdre l’essentiel d’une réunion. Le facilitateur graphique va transcrire sur papier ces éléments pour permettre aux différents participants de mieux comprendre les enjeux, les liens entre les idées, d’ancrer ces informations dans le temps … Le visuel au service de la compréhension. Ce visuel pourra être repris par la suite dans des supports papiers ou multimédias.

Les services de communication interne s’emparent aujourd’hui de cette méthode en proposant des contenus illustrés pour leur journal interne ou leur Intranet, mais aussi pour accompagner des journées de formation, des réunions ou des séminaires internes. Des agents se forment à cette méthode pour répondre à cette nouvelle demande. On peut proposer d’illustrer une réunion, comme par exemple au Département de l’Isère, avec l’illustration des 7 enjeux transversaux du projet d’administration lors d’un groupe de travail.

Le dessin étant universel, la facilitation graphique est une méthode qui peut être utilisée aisément par des groupes internationaux. Même si les langues sont différentes, l’esprit du visuel sera compris par tous.

Qui n’a jamais gribouillé une feuille pour expliquer un concept lors d’une réunion ?

Vous êtes des facilitateurs graphiques. Nul besoin d’être un dessinateur hors pair pour se lancer dans cette technique. Une fois les grands principes appris, il est relativement facile de commencer à interpréter des propos sans aucune formation de dessinateurs. Certains éléments sont indispensables à une bonne pratique de la facilitation : l’écriture, les flèches, les boîtes, les couleurs, les ombres et les personnages. Ces 6 éléments constituent la base de tout travail en facilitation. L’écriture permet de faire ressortir des émotions, de l’intensité. Des lettres en italique précédées de plusieurs traits donneront une impression de vitesse, alors que des lettres en majuscules épaisses paraîtront plus importantes. Les flèches et les boîtes reprennent le même besoin que pour le mapping : mettre en lien des idées et leur enchaînement. La gestion des couleurs est importante pour faire passer des messages. L’exemple classique du vert pour le positif et le rouge pour le négatif. On conseille d’utiliser 3 couleurs maximum (sans compter le noir). Les ombres quant à elles peuvent paraître inutiles mais donneront du relief à votre rendu.

Enfin, les personnages sont les éléments qui animeront votre création. Un simple « bonhomme-bâton » peut suffire. Il faudra cependant penser l’accompagner de mouvements ou d’éléments extérieurs : une ampoule au-dessus de sa tête avec un bras en l’air, doigt pointé vers le ciel, montreront un homme qui a de nouvelles idées. Ce sont des exemples très basiques, mais parlants. L’idéal pour chaque personne souhaitant se lancer dans la facilitation est de pratiquer régulièrement : un carnet, des feutres toujours dans le sac, un exercice par jour (Illustrer un mot, une idée par exemple. Voir le hashtag #UnPictoParJour sur Twitter).

Un MOOC est également disponible sur la plateforme Open Classrooms : Simplifiez vos réunions grâce au doodlings.

L’objectif étant d’être compris le plus rapidement possible, il faudra rester simple dans sa démarche et sa création, ou sa commande auprès d’un prestataire. Avant de pouvoir faciliter en direct, un grand nombre d’heures de pratique seront indispensables. On trouve aujourd’hui facilement des formations de 2-3 jours permettant d’acquérir les bases de la facilitation graphique. Autre solution : passer par un prestataire. Le coût d’une prestation dépendra du temps de travail, mais aussi de la taille du rendu final, de la préparation, … Comptez entre 500€ et 1000€ la demi-journée. C’est un investissement, mais le résultat dépasse souvent les attentes initiales.

Exemple ci-dessous : Illustration d’une discussion sur les méthodes de synthèse d’un groupe.